Google Workspace（旧 G Suite ）
テレワークに関する記事

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2020/04/07 2022/10/21

Google Workspace をフル活用！！吉積HDグループ社員のテレワークな1日

東京都が平日・休日問わずの外出自粛を要請してから、１週間が経ちました。新型コロナウイルスの猛威は未だに衰えず、いつ落ち着くのか先行きは未だに見えない状況が続いています。しかしながら、クラウドエース・吉積情報株式会社では、現在ほとんどの社員がテレワークで業務を行っており、今のところ問題なく業務が遂行されています。

ところで、弊社社員はテレワークでどのような1日を過ごしているのでしょうか。
今回のコラムでは、弊社HDグループの営業社員の一日をご紹介します。
※(2020年11月更新) G Suite のGoogle Workspace へのリニューアルにより、一部内容・画像を変更しました。

社員自己紹介

今回の記事では、弊社グループ会社の吉積情報株式会社に所属する塚本翔太の1日に密着します。塚本のプロフィールは以下の通りです。

社員名	塚本翔太
出身	北海道
役職	Cmosy事業部営業チームリーダー
家族構成	3人（妻、娘1人）※娘は1歳7ヶ月
特技	将棋、ラグビー、自転車
好きな食べ物	肉、酒
最近の独り言	外で飲むアルコールが恋しい

とある1日の密着

弊社社員の塚本はどんな1日を過ごしているのでしょうか。塚本のとある1日の行動に密着してみます。

07:30 起床

娘のボディアタックで起床します。まずは顔を洗い、1日がスタートします。

08:00 朝食＆子供の世話

最初に自分の朝食を済ませて、その後は娘の朝食を手伝います。食後は娘に絵本の読み聞かせを行います。最近、新型コロナウイルスの影響で近所の児童館も休館し、娘のパワーが有り余っているのを感じます。

09:00 メール & Slack のチェック

Google Chrome （弊社ではデバイスとしてChromebookを活用）で Gmail を立ち上げ、メールのチェックを行います。顧客からの質問に対して回答を行います。また、Slackを立ち上げ、メンションされたコメントに対して回答を行います。

09:30 Salesforceの確認

Salesforce にログインし、昨日進展があった商談をアップデートします。また、上長からのコメントに返答を行います。

10:00 Google スライドで資料作成

Google スライドを開き、昨日から作り始めている顧客向け資料を編集します。どうやら昨日、他のチームメンバーがレビューをしてくれたらしく、いくつかコメントがつけられています。指摘された箇所を編集し、コメントを返しておきます。とりあえず、次の予定までにできるところまで資料作成を行います。

11:00 顧客と電話会議

Google カレンダに登録されている予定から Google Meet (旧 Hangouts Meet )を立ち上げます。営業資料を画面共有し、弊社サービスの紹介を行います。
※Google Meet についてはこちらの記事もぜひご覧ください。
『【最新版】Google Meet の使い方を徹底解説』

12:00 昼食&子供の世話

昼食を済ませた後は、娘の世話を行います。娘の元気が有り余っているので、近所を少し散歩します。

13:00 全体定例

本日は会社の全体会議です。Google カレンダーに登録されている予定から Google Meet を立ち上げます。既に100人以上の社員が Google Meet に接続しています。総務からの連絡事項を確認します。

14:00 Google スライドで資料作成の続き

作成途中になっていた資料を Google スライドで再び編集を行います。Google ドライブで過去資料を検索し、再利用できるスライドをコピーして貼り付けます。コピーしたスライドをベースに修正を行い、コメント機能によってチームメンバーにレビューの依頼を出します。

15:30 スプレッドシートで予実管理

Googleの表計算ソフトのスプレッドシートで、今月の見込みや実績値を管理します。Google ドキュメントやスライドと同様に、同時編集やコメントが可能なので、案件の進捗を細かく報告しつつ、他のメンバーの進捗状況もリアルタイムに確認できます。

16:00 社内定例

隔週で行われる10人程度が参加する会議に出席します。Google カレンダーに登録されている予定から Google Meet を立ち上げます。Google ドキュメントで作成した議事録を全体に共有し、皆で一つの議事録を共同編集します。

17:00 チームメンバーの資料レビュー

チームメンバーがGoogle ドキュメントで作成した資料をレビューします。いくつか改善点があったので、コメントを入れておきます。どうやら、すぐにコメントに気づいたらしく、リアルタイムで資料が更新されていきます。他は修正点がなさそうなので、資料の展開を Google Chat (旧 Google Hangouts Chat)から依頼します。
※Google Chat についてはこちらの記事もぜひご覧ください。
『Google Chat とは – Google Meetとの違いを徹底解説！』

17:30 顧客への資料送付

吉積情報株式会社がサービス提供している Cmosy を立ち上げ、顧客にファイルを送付します。ダウンロード通知機能で、顧客が資料をダウンロードしたことを確認します。

18:00 業務終了

1日の作業はこれで終わりです。この後は、夕食や家族との時間を過ごします。

テレワークにおける業務効率化に Google Workspace を最大限活用する

クラウドエース・吉積情報株式会社では、テレワークにおいて Google Workspace をフル活用しています。特に意識しているポイントは以下の通りです。

Google Meet を活用したコミュニケーションの促進
弊社では、顧客との会議だけでなく、社内のコミュニケーションにおいても Google Meet を活用しています。実験的な試みではありますが、チーム単位で Google Meet を繋げた状態でリアルタイムで応答できる環境で業務を進めています。ネットワーク等、作業環境によっては接続に問題が発生するケースもあるかもしれないですが、弊社では今のところ大きな問題は発生していません。
コラボレーション機能による業務のスピードアップ
Google Workspace の魅力の一つがGoogle ドキュメントやスライド、スプレッドシートによるコラボレーション機能です。一つのファイルをチームメンバーでリアルタイムに共同編集・レビューができるため、マージ等手間になる作業は発生しません。テレワークでメンバーが離れての作業になりますが、生産性を落とさず業務を遂行できています。
Google Workspace 拡張サービスの活用
弊社グループでは、シングルサインオン等、Google Workspace をより便利に活用するための拡張サービスを導入しています。例えば、吉積情報株式会社がサービス提供する Cmosy を利用すれば（※1）、Google Workspace のセキュリティポリシーを保持した状態でファイルをセキュアに社外に共有することができます。こういったサービスを利用して、業務の効率化やセキュリティ向上を行っています。
※ Cmosyについての詳しい説明は以下をご参考ください。

企業としてテレワークの運用で意識していること

弊社グループが、テレワークの導入において企業として意識していることは以下の通りです。

経営者もテレワークを積極的に行う
先日、厚生労働省がLineにて実施した「新型コロナ対策のための全国調査」の結果が発表されました。その結果、2,400万人のアンケートに対して、「テレワークの実行」が5.6%に留まっていることがわかりました。社員は現在の新型コロナウイルスの状況に対して会社がどのような方針をとるのかを注視しています。弊社では、経営者レベルからテレワークを積極的に行うことで、テレワークを行いやすい環境の構築を行っています。
社員同士の円滑なコミュニケーション
弊社は、社員同士のコミュニケーションを重要視しています。コミュニケーションと生産性には大きな関係性があるからです。前述した通り、弊社では社員同士のコミュニケーションに Google Meet をフル活用し、社員同士の応答のスピードを高めています。
社員のライフスタイルへの配慮
会社には、様々なライフサイクルを持った社員が在籍しています。例えば、子供を持つ親がいる場合、現在の状況（学校の休校、保育園の休園等）として、これまで通りの時間帯で作業ができないケースがあります。そういった社員には、特別休暇の付与であったり、作業時間の配慮を行います。社員が働きやすい環境を作ることで生産性の向上に繋がるからです。

Google Workspace をさらに知りたい場合は以下の記事がオススメ！

本コラムでは、これまで Google Workspace 関連の記事を多数公開してきました。Google Workspace をさらに知りたい場合は以下の記事をご参考ください。テレワークにおける Google Workspace の便利ツールやセキュリティ、エディションの種類等、様々な内容を整理して記事化しています。Google Workspace に関連した記事は定期的に公開しているので、ぜひチェックしてください。

クラウドエース・吉積情報はテレワークを支援します！

クラウドエース・吉積情報株式会社では、全社的にテレワークを導入し日々の業務を行っています。実際に Google クラウドをフル活用してテレワークの運用を行っているからこそ、テレワーク導入をご検討している企業様に対して Google Workspace を含めた Google クラウドでサポートしたいと考えております。

Google クラウド（ Google Workspace を含む）によるテレワークにご興味がある場合、下記バナーで紹介しているe-Bookで詳しく解説しておりますので、是非そちらもご活用いただければ幸いです。

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※セミナーへの申し込みは、バナークリック後のサイトで行うことができます。

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