こんにちは、クラウドエース編集部です。

現在、クラウドエース株式会社では、ほとんどの社員がテレワークで業務を行なっています。クラウドエースでは Google Workspace (旧 G Suite ) を導入しているため、社員はインターネットとブラウザがあれば、どんな場所からも業務を行うことができるからです。しかしながら、Google Workspace の利便性を改めて実感する一方、社外とファイル共有を行う場合、Google Workspace には一つ大きな問題があります。それはファイル共有に対するセキュリティポリシーの問題です。この制約によって、社外とファイル共有を行えないケースがあります。そのようなケースで力を発揮するのが、弊社グループ会社の吉積情報株式会社がサービス提供する Cmosy というサービスです。

今回のコラムでは、クラウドエースでも導入している Cmosy の機能の一つであるファイル便について説明します。

セキュリティポリシーによっては社外とファイルが共有できない

前述した通り、Google ドライブは非常に便利なサービスですが、セキュリティポリシーの設定によっては社外とファイルを共有することができません。そういったケースでは別途外部共有用ストレージを利用してファイル共有を行う方法がありますが、その場合2重でストレージコストがかかることになります。Cmosyを利用すれば、ファイルを Google ドライブに一元管理した上で外部にファイルを共有することができます。

図1. 外部ストレージが必要なパターン

Cmosy は Google ドライブと連携して動作するファイル共有サービス

以下図の通り Cmosy は、Google ドライブと連携して動作するサービスです。一般的に Google Workspace を導入している多くの企業は「社外共有NG」のセキュリティポリシーで Google ドライブを運用しているケースがほとんどですが、Cmosy はこのセキュリティポリシーを維持した状態でファイルの送受信を可能にします。全ての機能で有効期限が必須のため、一定期間を過ぎるとファイルに接続できないようになります。


図2. Cmosy概要図

Cmosy ファイル便とは

Cmosy ファイル便は Google ドライブ上に保管されているファイルをセキュアに外部転送する機能です。ファイルの外部転送が全て Cmosy に集約されるため、フリーのファイル便の多様(シャドーIT)によりログが追跡できず、漏洩リスクが見えなくなる心配もありません。Cmosy では「いつ・誰が・誰に・何を」といった履歴が残るため、ファイル単位で送付先のログを追跡でき、ログが残ることで、ユーザに対してファイル漏洩の抑止力にも繋がります。また、ファイル便には一日の転送量に応じて「通常」「無制限」の2つのプランが用意されています。「通常」の場合はユーザの転送量に対して 80GB/ユーザ/日 の制限がかかりますが、「無制限」の場合は上限値がなくなります。その代わり、無制限の場合はファイルのダウンロードに対して従量課金が発生します。


図3. Cmosy ファイル便の2つのバージョン

Cmosy ファイル便の機能

Cmosy ファイル便には、2つの「送信タイプ」があり、用途に応じで使い分けを行うことができます。「セキュア便」は送付先が Google Workspace または通常の Google アカウントを保持するユーザの場合に利用する機能で、ダウンロード時に送付先ユーザに Google 認証を強制し本人と確定できた場合にファイルがダウンロードできる機能です。そのため、ダウンロードURLが漏洩した場合でも、Google 認証で本人と確定できない限りはファイルをダウンロードすることはできません。

「簡易便」はメールアドレスを保持するあらゆるユーザに対してファイルを送付することができる機能です。セキュア便のようにGoogle 認証を強制することはできませんが様々なセキュリティ機能を提供します。以下に「セキュア便」と「簡易便」の機能一覧をまとめます。

送信タイプ セキュア便 簡易便
有効期限(必須)
ダウンロード回数制限
ダウンロード通知
パスワード設定
※ Google Workspace / Google アカウントによる認証を強制します。

※通常はユーザ任意ですが、管理設定によって、ユーザにパスワード設定を強制することが可能です。
ダウンロードURLと
パスワードのメールを分離
ログ 永年保管 永年保管

情報システム管理者に対する Cmosy ファイル便の導入メリット

情報システム管理者が Cmosy ファイル便を導入することによって得られるメリットは以下の通りです。

  • ファイル一元化
    送付するファイルは Google ドライブ上に存在するファイルに限定されるため、Cmosy を運用することで自然にファイルが Google ドライブに集約されます。また、社外共有用に別途外部ストレージと契約する必要もないため、ファイルが分散管理されることもありません。
  • 送信ログ
    フリーのファイル便の場合、情報システムの管理者はログを追跡することができません。Cmosy ではユーザがファイルを送付したログは全て永年保管されるため、管理者はファイルの送付先を追跡することができます。
  • ダウンロードログ
    Cmosy では、ファイルのダウンロードについてもログが残るため、ダウンロードを実行したユーザのアドレスやIPアドレスもログとして確認することができます。

他にもある Cmosy の様々な機能
Cmosy にはファイル便以外にも様々な機能があります。以下にファイル便以外の一部機能をまとめました。ただし、以下は全て利用できるわけではなく、契約プランによって利用できるサービスの範囲が異なります。

その他機能一覧 説明
共有便 社内外のユーザとファイルを共有するための機能です。管理者はホワイトリスト・ブラックリスト機能により、共有するドメインを制限することもできます。
公開便 社内外のユーザにファイルのプレビューURLを送付する機能です。ファイル便同様、パスワード設定や通知機能を搭載しています。
集荷便 ファイルを社外から集荷する機能です。ファイルは任意の Google ドライブに自動的にアップロードされます。
アップローダ ファイルを Google ドライブにアップロードする機能です。ファイルに対して、任意のメタ情報を付与することができます。
仕事便 Google ドライブ上のファイルに対して様々な処理(トランスコード等)を実行する機能です。

お問い合わせはコチラから

以上で Cmosy ファイル便の説明は終了です。Cmosy にはファイル便以外にも様々な機能が搭載されています。Cmosy に関して詳しく知りたい場合は、以下フォームから問い合わせを行うことが可能です。

お問い合わせフォーム:https://cmosy.jp/contact

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