クラウドエース株式会社は創立5年以内のベンチャー企業です。Google クラウドの専門会社であるため、グループウェアにはもちろん Google Workspace を採用しています。しかしながら、弊社が Google Workspace を採用している理由は、Google クラウド専門の会社であるからだけではありません。Google Workspace がスピードを重視するベンチャー企業にとってなくてはならない価値を提供してくれるツールだからです。
なぜ、クラウドエースが Google Workspace を強く勧めたいのか…今回の記事では、クラウドエースが Google Workspace を勧める10の理由について説明します。
Google Workspace とは Google が提供するグループウェア
Google Workspace はメール、ストレージ、カレンダー、チャット、Office系ツール(ドキュメント、スプレッドシート、スライド)等、コラボレーション作業に欠かせない機能をパッケージングしたグループウェアです。
Google Workspace はサブスクリプションモデルのウェブサービスで、アカウント単位で月額課金が発生します。現在、全世界で500万以上の企業が導入していると言われ、日本でも導入数は日々増えています。企業の規模に関係なく、数多くの企業が Google Workspace を日々の業務で利用しています。
Google Workspace を勧める10の理由
クラウドエースは創立以来、Google Workspace を使っており、勧めたいメリットは数多く存在します。今回その中でも特にオススメしたい Google Workspace のメリットを10個ご紹介します。
インフラを構築・管理する必要がない
これが一番のメリットではないでしょうか。Google Workspace はいわゆるSaaS(Software as a Service)と呼ばれるサービス形態になりますので、管理者はメールやストレージ等のインフラを自前で構築・運用する必要はありません。サーバのパッチ対応やストレージの増減、障害のための冗長化は全て Google に任せることができます。それによって、ユーザは企業ドメインに沿った本来の業務に集中することができます。
どこからでもアクセス可能
Google Workspace はインターネットと端末(PC、タブレット、スマートフォン等)があれば、どこからでもアクセスすることができます。ブラウザがあればアクセスすることができますので、何か特別なソフトウェアをインストールする必要はありません(タブレット、スマートフォンの場合は専用アプリケーションのインストールをオススメします)。
ストレージが無制限
Google Workspace には公表される限り4つの契約エディション(Business Starter / Business Standard / Business Plus / Enterprise)があり、Enterprise を契約する場合、ストレージの保存領域を無制限に拡張ができます。そのため、大容量のデータであっても、気にせず保存可能になります。Business 系列 でも個人あたり30GB, 2TB, 5TB の領域がありますが、ファイルは年々蓄積されるため、最終的にはファイル削除の運用が必要になります。 弊社も契約している Google Workspace Enterprise を利用すれば、そのような煩わしい運用から解放されます。
社内ポータルを簡単に構築可能
弊社では社内のポータルサイトの構築に Google Sites を利用しています。あまり複雑な要件を満たすことはできませんが、簡易なサイトであればWebのGUIを使って素早く構築することが可能です。同じ Google サービスの YouTube や Google Maps 、ドキュメント等をサイト内に組み込むことも可能です。
機械学習によるレコメンド機能の充実
Google Workspace は機械学習により機能が日々進化しています。例えば、カレンダで複数人の予定を作成するときに、全員が空いてる日時を提案してくれたり、メール返信の本文を予測してくれたりします。Google の機械学習の精度は日々上がっているので、今後さらに利便性が上がってくることは間違いありません。
サービス全般的な検索機能の強さ
皆さんもご存知の通り、Google は検索エンジンから全てが始まった企業ですので、そもそも検索については非常に強いアドバンテージを持っています。それは Google Workspace の各サービスに関しても同様です。ドキュメントやスプレッドシートといったファイルの中身も含めて検索してくれるので、過去に作成したファイルも簡単に検索することができます。
ユーザーインターフェースが馴染みやすい
Google Workspace のメールやカレンダー、ドライブはユーザにとって非常に馴染みのあるUIです。なぜなら、これらのサービスは Google がコンシューマー向けに展開していて、普段から利用しているユーザが多いサービスだからです。管理者目線的にはユーザーサポートの工数削減に繋がるので、非常に大きなメリットであると言えます。
まとめ
如何でしたでしょうか。Google Workspace がスピードを求めるベンチャー企業にとってなくてはならないツールであることが実感できたのではないでしょうか。また、昨今「働き方改革」という言葉が注目を浴びていますが、Google Workspace はまさに働く環境を選ばないツールです。企業の働き方改革を促進するために Google Workspace は最も適したツールだと思います。今回の新型コロナウイルス対策においてもテレワークの導入が進むなか、弊社としても Google Workspace を活用したテレワークナレッジをまとめたe-Bookを作成いたしました。 期間限定で無料ダウンロードいただけますので是非ご活用いただけますと幸いです。
今回あげた10の理由以外にも Google Workspace には様々な機能が実装されています。ご興味がある場合は本記事を参考に Google Workspace の導入をご検討してみては如何でしょうか。
クラウドエースのグループ企業である吉積情報株式会社では Google Workspace の導入支援だけでなく Google Workspace の拡張開発も行なっています。Google Workspace の導入及びアップグレードについてご検討の場合は以下問い合わせ先からご連絡ください。