こんにちは、クラウドエース編集部です

クラウドエース株式会社は創立5年以内のベンチャー企業です。Google クラウドの専門会社であるため、グループウェアにはもちろん Google Workspace を採用しています。しかしながら、弊社が Google Workspace を採用している理由は、Google クラウド専門の会社であるからだけではありません。Google Workspace がスピードを重視するベンチャー企業にとってなくてはならない価値を提供してくれるツールだからです。
なぜ、クラウドエースが Google Workspace を強く勧めたいのか…今回の記事では、クラウドエースが Google Workspace を勧める10の理由について説明します。

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Google Workspace とは Google が提供するグループウェア

Google Workspace はメール、ストレージ、カレンダー、チャット、Office系ツール(ドキュメント、スプレッドシート、スライド)等、コラボレーション作業に欠かせない機能をパッケージングしたグループウェアです。
Google Workspace はサブスクリプションモデルのウェブサービスで、アカウント単位で月額課金が発生します。現在、全世界で500万以上の企業が導入していると言われ、日本でも導入数は日々増えています。企業の規模に関係なく、数多くの企業が Google Workspace を日々の業務で利用しています。

Google Workspace を勧める10の理由

クラウドエースは創立以来、Google Workspace を使っており、勧めたいメリットは数多く存在します。今回その中でも特にオススメしたい Google Workspace のメリットを10個ご紹介します。

  1. インフラを構築・管理する必要がない
    これが一番のメリットではないでしょうか。Google Workspace はいわゆるSaaS(Software as a Service)と呼ばれるサービス形態になりますので、管理者はメールやストレージ等のインフラを自前で構築・運用する必要はありません。サーバのパッチ対応やストレージの増減、障害のための冗長化は全て Google に任せることができます。それによって、ユーザは企業ドメインに沿った本来の業務に集中することができます。
  2. 複数人同時でファイル編集が可能
    ドキュメント、スプレッドシート、スライドを利用すれば、複数人同時でリアルタイムに資料作成を行うことができます。例えば、営業向けの提案資料を手分けして作成したり、複数人で議事録を作成したりすることができます。リアルタイムで他のユーザが作成した資料を閲覧できるだけでなく、ツールに組み込まれたチャット機能で内容について議論したり、コメント機能によって作成者に質問を行うこともできます。一度利用してしまうと、他のツールで利用できなくなってしまうくらい、弊社ではなくてはならない機能です。また、先日追加された「ビジター共有機能」でGoogle アカウントを持たないユーザーとも共同編集が可能になったのもポイントです。
  3. どこからでもアクセス可能
    Google Workspace はインターネットと端末(PC、タブレット、スマートフォン等)があれば、どこからでもアクセスすることができます。ブラウザがあればアクセスすることができますので、何か特別なソフトウェアをインストールする必要はありません(タブレット、スマートフォンの場合は専用アプリケーションのインストールをオススメします)。
  4. ストレージが無制限
    Google Workspace には公表される限り4つの契約エディション(Business Starter / Business Standard / Business Plus / Enterprise)があり、Enterprise を契約する場合、ストレージの保存領域を無制限に拡張ができます。そのため、大容量のデータであっても、気にせず保存可能になります。Business 系列 でも個人あたり30GB, 2TB, 5TB の領域がありますが、ファイルは年々蓄積されるため、最終的にはファイル削除の運用が必要になります。 弊社も契約している Google Workspace Enterprise を利用すれば、そのような煩わしい運用から解放されます。
  5. 簡単に集計フォームを作成できる
    社内向けアンケート、小テスト、イベント参加者の管理等、簡単に入力フォームを作成することができます。フォームは複数人で共同で編集することができ、選択式、プルダウン形式、評価スケール等、様々なコンポーネントを組み合わせてフォームを作成することができます。フォームの回答は自動的に集計され、リアルタイムに回答状況を見ることができます。集計データはスプレッドシートに出力されるため、スプレッドシートで詳細な分析も可能です。
  6. 社内ポータルを簡単に構築可能
    弊社では社内のポータルサイトの構築に Google Sites を利用しています。あまり複雑な要件を満たすことはできませんが、簡易なサイトであればWebのGUIを使って素早く構築することが可能です。同じ Google サービスの YouTube や Google Maps 、ドキュメント等をサイト内に組み込むことも可能です。
  7. 機械学習によるレコメンド機能の充実
    Google Workspace は機械学習により機能が日々進化しています。例えば、カレンダで複数人の予定を作成するときに、全員が空いてる日時を提案してくれたり、メール返信の本文を予測してくれたりします。Google の機械学習の精度は日々上がっているので、今後さらに利便性が上がってくることは間違いありません。
  8. 迷惑メールのフィルタリング機能がすごい
    Gmail の迷惑メールフィルタは、迷惑メールのパターンを学習し、自動的にフィッシングメール等のスパムメールを不正なメールとして識別してくれます。ユーザがメールの識別を行う必要はありません。
  9. サービス全般的な検索機能の強さ
    皆さんもご存知の通り、Google は検索エンジンから全てが始まった企業ですので、そもそも検索については非常に強いアドバンテージを持っています。それは Google Workspace の各サービスに関しても同様です。ドキュメントやスプレッドシートといったファイルの中身も含めて検索してくれるので、過去に作成したファイルも簡単に検索することができます。
  10. ユーザーインターフェースが馴染みやすい
    Google Workspace のメールやカレンダー、ドライブはユーザにとって非常に馴染みのあるUIです。なぜなら、これらのサービスは Google がコンシューマー向けに展開していて、普段から利用しているユーザが多いサービスだからです。管理者目線的にはユーザーサポートの工数削減に繋がるので、非常に大きなメリットであると言えます。

まとめ

如何でしたでしょうか。Google Workspace がスピードを求めるベンチャー企業にとってなくてはならないツールであることが実感できたのではないでしょうか。また、昨今「働き方改革」という言葉が注目を浴びていますが、Google Workspace はまさに働く環境を選ばないツールです。企業の働き方改革を促進するために Google Workspace は最も適したツールだと思います。今回の新型コロナウイルス対策においてもテレワークの導入が進むなか、弊社としても Google Workspace を活用したテレワークナレッジをまとめたe-Bookを作成いたしました。
期間限定で無料ダウンロードいただけますので是非ご活用いただけますと幸いです。

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今回あげた10の理由以外にも Google Workspace には様々な機能が実装されています。ご興味がある場合は本記事を参考に Google Workspace の導入をご検討してみては如何でしょうか。

クラウドエースのグループ企業である吉積情報株式会社では Google Workspace の導入支援だけでなく Google Workspace の拡張開発も行なっています。Google Workspace の導入及びアップグレードについてご検討の場合は以下問い合わせ先からご連絡ください。

また、クラウドエースでは、Google ドライブ に保管されたファイルをセキュアに共有するサービスとして 「Cmosy」というサービスを提供しています。ご興味がある場合は以下お問い合わせ先からお気軽にご連絡ください。

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