Google Workspace は Google が提供する「コラボレーション業務の効率化をサポートするためのグループウェア」です。 Google Workspace でファイル管理を行う場合 Google ドライブを利用することになるのですが、管理者は企業のセキュリティ基準に合わせて、 Google ドライブのファイル共有範囲を制限することができます。これがシャドーITの利用に繋がる危険性があります。 Google Workspace を利用するほとんどの企業が社外へのファイル共有を禁止にしているため、社外へのファイル共有には別の手段を使う必要があるからです。情報システム部門はそのために別の手段を用意はしていますが、ファイル管理を Google ドライブで行なっている以上、 Google ドライブと親和性の高いサービスでなければ利便性が低下し、シャドーITの防止には繋がりません。Cmosyはこのような問題を解決するために開発されました。
Google Workspace のセキュリティ設定を保持した状態で社外とのファイル共有を実現
Cmosyは Google Workspace の厳しいセキュリティ設定を保持した状態で、 Google ドライブ上のファイルを共有する仕組みを実現しています。これにより、現場のユーザーは Google ドライブでファイル管理を行いながら、必要に応じてファイル共有することが可能になります。利用したログは全てCmosyに集約されるため、管理者はCmosyの管理コンソールから簡単にログの追跡を行うことができます。また、Cmosyで共有するファイル自体は利用者の Google ドライブ上に存在するため、サービス提供元のサービスにファイルが放置されてしまう危険性もありません(※1)。
Cmosyは、元々は物理メディアで映像コンテンツのやり取りをしていた放送業界向けに開発された経緯があります。また、ベースにはG Suite (Google ドライブ)を使用します。そのため、大容量データをやり取りできるだけでなく、ファイルのプレビューのみ可能とする機能や、特定アカウントにのみファイルへのアクセスを許可する、また、共有した後のファイルにも利用期限やダウンロード回数制限を設けるといった、柔軟な対応が可能です。一般的に社外への共有を禁止として運用されるG Suite ですが、Cmosyを使うことでこの点もクリアとなります。ギガファイル便は、「ファイルを送付する」ことに特化したサービスです。ファイルの保存期間をいくつかのパターンから指定したり、ファイルを削除することはできますが、複雑な運用には対応していません。
前述の通り、Cmosyは Google Workspace が前提になるサービスです。そのため、 Cmosyを導入するためには Google Workspace の導入も必須になります。そのため、既に Google Workspace を導入している企業にとっては導入がしやすいサービスとも言えます。 Google Workspace を導入しているものの社外へのファイル共有に課題を持っている場合はCmosyがオススメです。
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