皆さんは普段 Google ドライブを利用していますか？ Google ドライブは無料でも開始できるサービスであるため、おそらく多くの方が普段から利用しているのではないでしょうか。 また、 Google はビジネス向けに Google Workspace というグループウェアを提供しており、この Google Workspace を契約すれば、ユーザーはより高いセキュリティ・保存容量で Google ドライブを利用することができます。しかし、Google ドライブは便利なツールではありますが、企業・組織で運用するからこそ発生する課題もあります。 今回のコラムでは、企業の Google ドライブ運用課題を解決するためのツール「共有ドライブマネージャー」をご紹介します。
企業における 共有ドライブの運用課題
企業の Google ドライブの運用については、最近「共有ドライブ」が注目を集めています。共有ドライブは、個人ではなく組織でファイルを管理するための機能です。以前は「チームドライブ」というサービス名でしたが、現在は「共有ドライブ」に名称が変更になっています。 共有ドライブは組織でファイルを管理できるため、ユーザーが退職等の理由でいなくなったとしても、組織で権限を引き継ぐことができます。今回は Google Workspace で利用可能な「共有ドライブ（※1）」に焦点を当てて、いくつか課題をピックアップします（※2）。
※1 共有ドライブは Googel ドライブの機能の一つで Google Workspace Business Standard / Business Plus / Enterprise / Essentials で利用することができます。ただし、 Google Workspace Business Starter では利用することができません。
※2 ②については Google ドライブに限らず Google Workspace 全体の課題ではありますが、 Google ドライブに関連する内容であるため、課題の一つとしてピックアップしました。
課題① 共有ドライブの利用状況がわからない
Google Workspace の管理者は Google が提供する管理ダッシュボードから全ての共有ドライブの閲覧、権限変更を行うことができます。
しかし、Google ドライブの運用を続けていく限り、共有ドライブの数は運用期間に比例して増えていきます。Google Workspace の管理ダッシュボードでは、共有ドライブの利用率を確認することができます。しかし、ファイルが保存されているだけで実際には運用されていない共有ドライブが存在するとしても、 Google Workspace の管理者はその状況を把握することができません。
課題② 共有ドライブの運用が難しい
Google Workspace の管理者は、共有ドライブに対する設定権限を組織単位で設定することができます。しかし、 共有ドライブの権限のために、既に存在する組織設計を変更するのは現実的ではありません。その結果、一般ユーザーに共有ドライブの作成権限を付与する運用になり、管理者が把握できないところで、共有ドライブが乱立してしまいます。
課題③ 部署単位で共有ドライブを運用する場合に権限更新が面倒
共有ドライブを部署単位で運用する場合、 Google Workspace の管理者は定期的な部署移動に対して権限更新の作業を行う必要があります。数が多ければ多いほど、この作業は非常に面倒です。 Google Workspace の管理コンソールではUIから一つずつしか権限を変更できません。
Cmosyは共有ドライブマネージャーと同様に Google ドライブを拡張したサービスです。Cmosyを利用することで Google Workspace の高いセキュリティポリシーを保持した状態でファイルを社外と共有することができます。共有ドライブマネージャーとCmosyの間には互換性があるため、利用者はいつでも共有ドライブマネージャーからCmosyにアップグレードすることが可能です。共有ドライブマネージャーで利用することができる機能はCmosyでも利用することが可能で、プラスアルファで共有ドライブの運用をサポートする機能を利用することができます。
共有ドライブマネージャーは共有ドライブの管理に特化したサービスで、Cmosyは作成フローや社外共有も含めた包括的な共有ドライブの運用をサポートするためのサービスです。共有ドライブの運用は Google Workspace のユーザー数やセキュリティポリシーによって変わってくるため、要件に応じてサービスを選択することをおすすめします。
