Google ドライブ の機能の一つである「共有ドライブ」をご存知でしょうか?共有ドライブは以前までは「チームドライブ」と呼ばれていましたが、2019年5月に Google が名称を変更し現在の名称になりました(既存のマイドライブとの機能的な区別のために「チームドライブ」という名称の方が個人的には良いと思うのですが・・)。あまりユーザには馴染んでおらず、未だにチームドライブと呼んでいるユーザも多いとは思うのですが、ユーザインターフェース的に大きな変更はないため(※1)、あまり大きな混乱にはなっていないという印象です。とは言え、共有ドライブは非常に便利なサービスであることは間違いありませんので、今回の記事では「共有ドライブ」の詳細、そして「マイドライブ」との違いについて解説します。
※1 チームドライブAPIは既に廃止されています。
そもそも共有ドライブとはどのようなサービス?
共有ドライブとは、組織単位でファイルを管理することができるストレージ領域のことです。「組織」とは、部署等ユーザが定義したユーザの集合(グループ)を指します。これまでの Google ドライブではファイルを個人の権限レベルで管理していましたが、共有ドライブでは組織(グループ)でファイルを管理することができます。もちろんメンバーがいなくなった場合もファイルはそのまま残り続けるため、ファイルを継続して共有管理することができます。
共有ドライブは誰でも使える?
共有ドライブは誰でも利用できる訳ではありません。試しに個人の Google アカウントで ドライブを開いてみてください。左メニューには「共有ドライブ」は存在しません。それでは、 Google Workspace (旧 G Suite )を契約すれば利用できるのでしょうか。Google Workspace の場合は Business Standard 以上の契約が必要になります。まとめると以下の通りです。
Google ドライブと共有ドライブにはどのような違いがあるのでしょうか。2つの機能の違いを以下表にまとめました。
マイドライブ
共有ドライブ
ファイル/フォルダのオーナー
個人
組織
保存可能なファイル形式
全てのファイル形式
※Google マップは除く
全てのファイル形式
フォルダの共有
◯
◯
※2020年10月6日以降、段階的に展開
パソコンとの同期
◯
◯
※ドライブ ファイル ストリームで同期可能
ファイル閲覧
ユーザ別に閲覧可否の制御が可能
所属する組織のユーザは全員ファイル・フォルダを閲覧可能
制限
アップロード
750GB/日/ユーザー
750GB/日/組織
管理可能なファイル・
フォルダ数
制限なし
400,000
※ファイル・フォルダの累計数
フォルダのネスト数
制限なし
20フォルダ迄
共有メンバーの最大値
制限なし
600ユーザー・グループ
※個人単位では50,000ユーザ
共有ドライブの大きなメリット
共有ドライブの一番のメリットは「組織で共有できる」ことにあります。例えば、これまでの Google ドライブでは離職するメンバーが出た場合ファイルの権限委譲の手間が発生していましたが、共有ドライブの場合はファイルの権限は組織になるので、離職した場合でも残ったメンバーで権限を保持することができます。これは共有ドライブの一番のメリットかもしれません。
ファイルの上限数を超えないために気をつけること
メンバーに Google グループを利用する
比較表の通り、共有可能なメンバー数には600という制限があります。それ以上のメンバーで共有ドライブを管理する場合は Google グループを利用して複数のユーザーを1単位として管理することをオススメします。
Google は共有ドライブを操作するためのAPIをユーザー向けに公開しています。このAPIを利用すれば、共有ドライブの作成や権限付与、ファイルのアップロード等、様々な操作を自動化することができます。共有ドライブAPIの詳細についてはこちらの記事を参考にしてください。また、ドライブAPIについてはいくつか制限があるため注意が必要です。ドライブAPIを利用する上で注意するポイントについてはこちらの記事が参考になります。
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