こんにちは、クラウドエース編集部です。

皆さんは普段 Google ドライブを利用していますか? Google ドライブは無料でも開始できるサービスであるため、おそらく多くの方が普段から利用しているのではないでしょうか。 また、 Google はビジネス向けに Google Workspace というグループウェアを提供しており、この Google Workspace を契約すれば、ユーザーはより高いセキュリティ・保存容量で Google ドライブを利用することができます。しかし、Google ドライブは便利なツールではありますが、企業・組織で運用するからこそ発生する課題もあります。 今回のコラムでは、企業の Google ドライブ運用課題を解決するためのツール「ドライブマネージャー」をご紹介します。

企業における 共有ドライブの運用課題

企業の Google ドライブの運用については、最近「共有ドライブ」が注目を集めています。共有ドライブは、個人ではなく組織でファイルを管理するための機能です。以前は「チームドライブ」というサービス名でしたが、現在は「共有ドライブ」に名称が変更になっています。 共有ドライブは組織でファイルを管理できるため、ユーザーが退職等の理由でいなくなったとしても、組織で権限を引き継ぐことができます。今回は Google Workspace で利用可能な「共有ドライブ(※1)」に焦点を当てて、いくつか課題をピックアップします(※2)。

※1 共有ドライブは Googel ドライブの機能の一つで Google Workspace Business Standard / Business Plus / Enterprise / Essentials で利用することができます。ただし、 Google Workspace Business Starter では利用することができません。

※2 ②については Google ドライブに限らず Google Workspace 全体の課題ではありますが、 Google ドライブに関連する内容であるため、課題の一つとしてピックアップしました。

課題① 共有ドライブの利用状況がわからない

Google Workspace の管理者は Google が提供する管理ダッシュボードから全ての共有ドライブの閲覧、権限変更を行うことができます。

しかし、Google ドライブの運用を続けていく限り、共有ドライブの数は運用期間に比例して増えていきます。Google Workspace の管理ダッシュボードでは、共有ドライブの利用率を確認することができます。しかし、ファイルが保存されているだけで実際には運用されていない共有ドライブが存在するとしても、 Google Workspace  の管理者はその状況を把握することができません。

課題② 共有ドライブの運用が難しい

Google Workspace の管理者は、共有ドライブに対する設定権限を組織単位で設定することができます。しかし、 共有ドライブの権限のために、既に存在する組織設計を変更するのは現実的ではありません。その結果、一般ユーザーに共有ドライブの作成権限を付与する運用になり、管理者が把握できないところで、共有ドライブが乱立してしまいます。

課題③ 部署単位で共有ドライブを運用する場合に権限更新が面倒

共有ドライブを部署単位で運用する場合、 Google Workspace の管理者は定期的な部署移動に対して権限更新の作業を行う必要があります。数が多ければ多いほど、この作業は非常に面倒です。 Google Workspace の管理コンソールではUIから一つずつしか権限を変更できません。

ドライブマネージャーは Google ドライブの運用課題を解決するツール

ドライブマネージャーは、弊社グループ会社の吉積情報株式会社が開発したWebサービスで、主に共有ドライブの運用課題を解決するために開発されたサービスです。本章では、ドライブマネージャーが具体的にどのような運用課題を解決するのかを説明します。

前述した課題を解決するドライブマネージャー

企業がドライブマネージャーが導入することで解決できる3つのポイントについて解説します。

解決課題① 共有ドライブの利用状況を可視化

ドライブマネージャーは、ドライブの利用状況をCSVで出力することができます。共有ユーザの一覧(メールアドレス・権限)やファイル・フォルダの最終更新日も取得することができます。

これらの情報により、管理者は共有ドライブが日々運用されているかを判断することができます。

項目 説明
共有ドライブID 共有ドライブのID
共有ドライブ名 共有ドライブの名称
社外ユーザが共有者にいるか否か 共有ドライブに社外ユーザが含まれているか否かの判定
共有者一覧 共有者の「メールアドレス」と「権限」
管理者一覧 共有ドライブの管理者一覧
ファイル数 共有ドライブ内のファイル数
フォルダ数 共有ドライブ内のフォルダ数
最終更新日 共有ドライブ内のファイル・フォルダの最終更新日

表1. CSVの項目一覧

解決課題② 共有ドライブの運用にワークフローを適用する

ドライブマネージャーには、 共有ドライブの作成申請機能が備わっています。管理者はこの機能を利用することで、ユーザーに共有ドライブの作成申請を強制することができます。これにより、管理者の承認がない限り、ユーザーは共有ドライブを作成することはできません。

解決課題③ 共有ドライブの権限を一括更新

ドライブマネージャーには、既存の共有ドライブに対して、CSVで権限を一括更新する機能が備わっています。この機能を利用することで、管理者は共有ドライブの権限更新を一括で行うことができます。

ドライブマネージャーとCmosyの違い

Cmosyはドライブマネージャーと同様に Google ドライブを拡張したサービスです。Cmosyを利用することで Google Workspace の高いセキュリティポリシーを保持した状態でファイルを社外と共有することができます。ドライブマネージャーとCmosyの間には互換性があるため、利用者はいつでもドライブマネージャーからCmosyにアップグレードすることが可能です。ドライブマネージャーで利用することができる機能はCmosyでも利用することが可能で、プラスアルファで共有ドライブの運用をサポートする機能を利用することができます。

Cmosyにアップデートするメリット

ドライブマネージャーは共有ドライブの管理に特化したサービスですが、Cmosyは共有ドライブの運用により踏み込んだ機能を提供します。

社外共有をCmosyに集約し、共有の有効期限を強制することができる

Cmosyを利用すると、社外共有のセキュリティポリシー(社外共有NG)を保持した状態でファイルを社外共有することができます。ユーザーがファイル共有を行う場合、有効期限の設定が強制されるため、権限の消し忘れが放置される心配はありません。Cmosyを利用することで、管理者は社外共有のリスク管理から解放されます。

ドライブマネージャーは共有ドライブの管理に特化したサービスで、Cmosyは作成フローや社外共有も含めた包括的な共有ドライブの運用をサポートするためのサービスです。共有ドライブの運用は Google Workspace のユーザー数やセキュリティポリシーによって変わってくるため、要件に応じてサービスを選択することをおすすめします。

ドライブマネージャーはお客様のニーズを取り入れて開発したサービス

吉積情報株式会社は、 ドライブマネージャーとは別に Cmosy というサービスの提供も行なっています。ドライブマネージャーは吉積情報株式会社がこれまで Cmosy の開発で培ってきた知見を集約したサービスになっています。これらの機能は実際に多くのお客様に利用され、日々進化を続けています。そして、今後も多くの機能リリースが予定されています。

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吉積情報株式会社は、日本初の Google 認定のワークスタイル変革分野のスペシャライゼーション取得企業です。 Google ドライブ や Meet をはじめとした Google Workspace の一歩進んだ活用にご興味のある方はぜひ以下お問い合わせ先からご連絡ください。

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