クラウドエース株式会社と、グループ会社の吉積情報株式会社は、定期的に Google Workspace(旧 G Suite ) セミナーを開催しているのですが、セミナー参加者に最初に聞く質問があります。それは、「 Gmail や ドライブ、カレンダ 等を使ったことがありますか？」という質問です。この質問に対して、多くの参加者（ Google Workspace を導入していない企業の参加者も含む）の皆さまが挙手をしてくださいます。Google のサービスはそれほど世の中に馴染んでいると言えます。
そして、私たちが普段から当たり前のように利用している Google サービスをビジネス向けにパッケージングしたサービス群が「 Google Workspace 」です。今回のコラムでは、原点に戻り改めて「 Google Workspace とは何か？」を説明します(※1)(※2)。
Google Workspace はクラウドサービスであるため、ユーザはブラウザや専用のアプリケーション（iOS/Android対応のスマホアプリ等）があれば、いつでも接続することができます。もちろん、リソースへのアクセスはユーザ認証によって保護されます。
Google Workspace にはどのような機能があるか
Google Workspace にはビジネスを促進するための様々なサービスが存在します。ただ、Google Workspace のほとんどのサービスは無料で利用できるため、皆さんにも馴染みがあると思います。本章では Google Workspace で利用できる主なサービスについて解説します。
機能
説明
Gmail
Google が提供するメールサービスです。Google Workspace アカウントがあれば、ブラウザや専用アプリケーションからいつでも接続することができます。履歴も全てクラウド上に保管され、検索によっていつでも参照することが可能です。また、強力なフィルタリング機能によって迷惑メールを99.9%遮断します。
ドライブ
Google が提供するストレージサービスです。契約によっては容量無制限で利用することも可能です（Enterprise での契約が必要）。Office系ツールであるスプレッドシート、ドキュメント、スライドを利用すれば、共同編集でリアルタイムに資料を作成することができます。
カレンダー
Google が提供するスケジュール管理サービスです。カレンダーを利用すれば、ユーザは効率的に会議室や会議時間を調整することができます。また、AI機能により適切な会議時間の提案も行ってくれます。
Chat
Google が提供するチーム向けのメッセージングサービスです。ドライブ や カレンダー等、他の Google Workspace サービスとの連携も可能です。
Meet
Google が提供するビデオ会議サービスです。会議を設定してリンクを共有するだけで会議を開催することができます。Google Workspace の他のサービスとの連携も可能で、カレンダーの予定やメールの招待状から会議に参加することができます。
フォーム
Google が提供するアンケート作成サービスです。イベント参加者の管理、セミナーアンケート、小テストの作成など、さまざまなケースで利用できるツールです。
サイト
Google が提供するWebサイト作成サービスです。チーム、プロジェクト、イベント等、様々な用途で活用することができます。作成したサイトはPC、スマートフォン、タブレット等、端末サイズに最適化されて表示されます。作成するためにプログラミングの専門知識は必要ありません。
Google Workspace には、発表されている限りで4つのエディションが存在します。利用できる機能の範囲によって、エディションの種類が変わります。自社の要件に応じて、エディションを選択することができます。各エディションの機能についてはコチラの記事をご参考ください。
Business
Starter
Business
Standard
Business
Plus
Enterprise
料金
(1ユーザー/月)
¥680
¥1,360
¥2,040
要問い合わせ
他のグループウェアと比較して何が優れているのか
Google Workspace は他のグループウェアと比較して何が優れているのでしょうか。Google Workspace が優れているポイントを以下にまとめてみました。Google Workspace の素晴らしさはこの３つのポイントに集約されると言っても過言ではありません。
強力なコラボレーション機能
Google ドライブ のドキュメント、スプレッドシート、スライドを利用すれば、資料作成時にバージョンを管理したり、誰かの作業完了を待つといった無駄な時間を削減することができます。ユーザはお互いの作業を確認しながら、共同で資料作成を行うことができます。共同作業が効率化されることによりビジネスのスピードをさらに加速させることができます。
あらゆるデータをいつでも取り出すことができる検索機能
Google のミッションをご存知でしょうか。Google の公式サイトを見ると、Google のミッションとは「世界中の情報を整理し、世界中の人がアクセスできて使えるようにすることです。」とあります。そして、「情報を整理し、世界中の人がアクセスできる」とは、まさに Google が得意とする検索です。Google は自分たちが重要視するミッションを提供するサービスで体現しています。サービス全般で強力な検索機能を搭載し、いつでも過去のリソースを検索することができるのは、Google Workspace の最も大きなメリットではないでしょうか。
充実した管理者向け機能
管理者機能を利用すれば、企業のセキュリティをコンプライアンスに合わせて強化することができます。前述した通り、2 段階認証やシングルサインオン（SSO）等のセキュリティ制御も可能ですが、デバイス自体にセキュリティ対策を行うこともできます。例えば、社員にスマホ端末を支給する場合、端末の紛失や盗難が発生した時に特定アカウントの機密データを消去することもできます。これらの端末の利用状況は Google Workspace の管理コンソール上で管理され、可視化されたデータによっていつでも追跡することができます。
Google Workspace は働き方改革を推進する上でこれ以上ないツール
クラウドエース・吉積情報株式会社では、普段の業務からもちろん Google Workspace を活用しているのですが、Google Workspace がこれまでの働き方を変えることができるツールであることを私たちは日々実感しています。
例えば、私が一緒に働くチームはほとんど毎日顔を合わせることはありません。しかし、日々コミュニケーションを取って仕事をしています。それは、Gmail や ドライブ、 Meet 、 Chat といった Google Workspace のツールによって全てがまかなえてしまうからです。私が Google Chat で作成中の資料のレビューをお願いしておけば、気づけばドキュメントに修正コメントがついていますし、チームで打ち合わせがしたい場合は カレンダー の提案機能によって手軽に予定のセッティングを行うことができます。もちろん場所はどこでも問題はありません。打ち合わせに参加するメンバーは Meet を利用して、あらゆる場所から接続することができます。Google Workspace は働き方改革を促進することができるこれ以上ないツールであると言えます。
今回の新型コロナウイルス対策においてもテレワークの導入が進むなか、グループウェア導入を検討の方には【無料】グループウェア比較資料を合わせてお読みいただくことをおすすめいたします。
Google Workspace の機能や値段はもちろん、 Microsoft365の対応するサービスとの比較をまとめています。
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クラウドエースのグループ会社である吉積情報株式会社は Google Workspace の代理店として、これまで数多くのお客様に Google Workspace を提供してきました。Google Workspace にご興味がある場合は、以下お問い合わせ先からご連絡ください。また、Google ドライブ上に保管されたファイルをセキュアに転送することができる Google Workspace 拡張ファイル共有サービス「Cmosy」の提供も行っています。ご興味がある場合は、同じく以下お問い合わせ先からご連絡ください。
