Google アカウントがなくてもファイルの共同編集が可能に！新機能「ビジター共有」の概要と注意点

こんにちは。クラウドエース編集部です。

Google ドライブ の代表的な機能の1つにファイルの共同編集機能が挙げられます。弊社においても日々の業務で大活躍中ですが、Google はこの度「ビジター共有」という新しい機能をリリースしました。本コラムでは、「ビジター共有」機能の概要とメリット、発生するリスクについてご紹介します。

今回ドライブの利用にあたり、グループウェアの導入や移行を検討の場合には、《無料》Google Workspace vs Microsoft365 グループウェア比較資料も合わせてご覧いただくことをおすすめしております。
Microsoft365との違いが知りたい場合や社内で展開する資料としてぜひご活用ください。

Googleアカウントを持たない相手ともファイルを共有できる「ビジター共有」

「ビジター共有」機能とは、Google Workspace（旧 G Suite ） をご利用のユーザーにはおなじみ、「Google ドキュメント」「Google スプレッドシート」といったGoogle 形式のファイルが、Google アカウントを持たないユーザーとも共有できる、といった機能です。

もちろん、共同編集することも可能ですし、共有先によって「編集者」「閲覧者」の権限を付与することも、内容の修正、コメント追加も可能です。これまで Google Workspace や Google アカウントを持つユーザーとのみ行えた共同編集が、あらゆるユーザーと可能になりました。本機能は、Business Starter 以上のエディションで利用可能です。

「ビジター共有」のメリット

これまでは Google Workspace 、もしくはフリーの Google アカウントを持たないとアクセス権限を付与できず、共同編集はもちろん、アクセスすることすらできませんでした。そのため、相手が Google Workspace をご利用でない場合は、フリーの Google アカウントを取得いただいたり、都度他社のファイル形式に変換してファイルをやりとりする必要がありました。しかし、「ビジター共有」で共有すれば、そういった手間からは開放されます。以下にメリットをまとめます。

例えば、共同編集やコメントを付けたりすることも可能ですから、例えばオンラインのビデオ会議でやりとりをしながら、一緒に編集することで、ダウンロードによるファイルの複数管理も防止でき、実に効率的と言えます。

「ビジター共有」の利用手順

これまでは、Google アカウントによる認証で、セキュリティを担保しつつ共有を行っていた。しかし Google アカウントなしで、どのように共有するのでしょうか。「ビジター共有」機能は、アクセス用のPIN（確認）コードを発行してアクセスを可能とします。以下のような手順で利用します。

1. Google 形式のファイル共有に、共有したい相手のメールアドレスを入力する。
2. 相手のメールアドレスに共有の旨を知らせるメールが届く。
3. 受信した側は、メール内ボタンをクリックし、PIN（確認）コードを取得する。
   
   
4. 取得した確認コードを入力する

これで、付与された権限でファイルの閲覧や編集が可能となります。

コードはブラウザ内で一定期間有効ですので、誤って閉じてしまっても、期間内であれば、再度コードを取得する必要はありません。一度の複数のファイルが共有された場合も、コードの入力は1度でOKです。

「ビジター共有」に必要な設定と発生するリスク

実際に使ってみると、Google アカウントにログインせず、Google 形式のファイルを編集できる、というのはなかなかにインパクトがあります。これでメールアドレスさえあれば、誰とでも Google 形式のファイルを共有し、共同編集ができるようになりました。

Google 形式のファイルを扱うにあたり、かなり便利になったといえる「ビジター共有」ですが、機能を利用するにあたり、「組織外とのファイル共有を許可する必要がある」との点に注意しなければなりません。

全社的に自由に社外共有をできるようにした場合、発生するセキュリティリスクを以下に挙げます。

1.誤操作による意図しない社外共有の発生

気をつけていても、ヒューマンエラーを0にすることはできません。ついうっかり社外秘のファイルを共有してしまった、といったケースが発生する恐れがあります。

2.適切に共有を停止しないと、ずっとアクセスが可能となる

プロジェクトが終わった、関わるスタッフが退職したなど、きちんと共有解除すべきですが、解除せずにいると、思わぬところから情報漏洩が発生するかもしれません

3.ファイルの共有状況の把握が難しい

時間が経つにつれて、ファイルの数は増えていきます。、Google ドライブ上のファイルに関するログの保存は有限です。また、システム担当者では、その共有が適切であるかどうかは判断ができません。

「ビジター共有」を利用するのに必要な管理コンソールの設定

いかがでしょうか。一般的に Google Workspace をご利用の企業では、セキュリティポリシーとして、ファイルの社外共有を禁止にして運用されているケースがほとんどです。

Google アカウントのみ共有出来たこれまででも、社外共有は禁止している企業様が多い現状、共有範囲をさらに広げる「ビジター共有」は、情報システム担当者様の頭痛の種が増えるだけであり、「便利だ！使おう！」とはならないかもしれません。

Cmosyによって「ビジター共有」を安全に運用する

弊社グループ会社の吉積情報株式会社では、 Google ドライブ のセキュリティをさらに向上させるためのファイル共有サービス「 Cmosy 」を提供しています。Cmosyを利用すれば、Google Workspace のユーザーは社外共有禁止のセキュリティポリシーを保持したままでも、「ビジター共有」が利用可能になります。安全にビジター共有を運用したい場合は、是非Cmosyをご検討ください。

Cmosy の詳しい説明についてはコチラをご参照ください。

ビジター共有の運用には気をつけよう

いかがでしたでしょうか。「ビジター共有」機能を使えば、理論上はメールアドレスを持つ全てのユーザーと Google 形式のファイルを共有し、Web上で一緒に作業ができるようになりました。ビデオ会議ツール「 Meet 」と併用すれば、共同作業がこれまで以上に捗るようになるのは疑いありません。

ただ、これは大変便利な機能でありますが、便利であるがゆえに、セキュリティ上気をつけなければならないポイントがあり、セキュリティリスクが高まるのも事実です。便利なサービスを組み合わせて、より便利に、よりセキュアな業務の遂行に、 Google Workspace や Cmosy が一助になれば幸いです。

吉積情報株式会社では、本サービス以外でも Google Workspace の導入支援や拡張開発等、 Google Workspace に関する様々なサービスを提供しています。Cmosyに関する問い合わせはコチラから行うことができます。是非お気軽にご連絡ください。

ワークスタイル変革分野のスペシャライゼーションを保持する吉積情報が一歩先の Workspace と Google ドライブの活用術をご案内します

吉積情報株式会社は、日本初の Google 認定のワークスタイル変革分野のスペシャライゼーション取得企業です。
定期的にGoogle Workspace関連のオンラインセミナーを開催しておりますので、Google ドライブ や Meet をはじめとした Google Workspace の一歩進んだ活用にご興味のある方は、是非お気軽にご参加ください。
冒頭でご紹介した、グループウェア比較表ではGoogle Workspaceの特徴に加え、Microsoft365 (旧Office365) との各機能や値段の比較を掲載していますので、合わせてお読みいただくことをおすすめいたします!

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