私は普段、日常の業務におけるファイル管理に Google ドライブの機能の一つである共有ドライブを活用しているのですが、最近共有ドライブの量が増えすぎてしまい非常に困っています。共有ドライブ画面にアクセスすると、50以上の共有ドライブが表示されるため、アクセスしたい共有ドライブを探すのも一苦労です。
よく利用する共有ドライブについては、ブラウザの機能でブックマークするようにしているのですが、これも数が増えてきたため、ブックマークで欲しい共有ドライブを探すのも面倒になってきました。そんな時、私が普段ファイル共有で利用している Cmosy というサービスで「共有ドライブのブックマーク機能」がリリースされたとの噂を耳にしました（実はCmosyは弊社グループ会社の吉積情報株式会社が提供しているサービスです）。今回は、私と同様に共有ドライブの管理に困っている Google Workspace ユーザー向けにCmosyのブックマーク機能の解説を行います。
共有ドライブにはスターを付けられない
Google ドライブにはスターと呼ばれるブックマーク機能が存在します。この機能を利用すれば、 Google ドライブ上のファイルやフォルダにブックマークをつけることができます。「この機能を利用すれば今回の問題は解決するのでは？」と思われる方もいるかもしれないのですが…このスター機能は共有ドライブには対応していません。そのため、私はブラウザのブックマーク機能で、よく使う共有ドライブを管理せざるを得ませんでした。
ブックマークした共有ドライブを確認したい場合、Cmosy共有ドライブ管理画面の左上にある「ブックマーク」にチェックを入れます。チェックを入れると、ブックマークされた共有ドライブの一覧が表示されます。各共有ドライブ行の「共有ドライブ」列には、共有ドライブ名がリンク付きで表示されており、このリンクを押下すると、 Google ドライブ上の共有ドライブ画面に遷移します。
共有ドライブの管理をCmosyに集約できる
Cmosyはブックマーク機能だけでなく、共有ドライブ自体の作成・更新・削除・権限管理機能もまとめて提供しています。これにより Google Workspace のユーザーは共有ドライブの管理をCmosy上で集約して行うことができます。 Google ドライブ上で作成した共有ドライブをCmosy上から参照したい場合は、Cmosy共有ドライブ管理画面の右上にある「同期」ボタンを押下します。このボタンを押下すると、 Google ドライブ上の共有ドライブがCmosyに同期されます。同期が完了すると、 Cmosy共有ドライブ管理画面で Google ドライブ上の共有ドライブが表示されるようになり、前述したブックマーク機能で管理できるようになります。
独自のメモを割り当て、検索に利用することも可能
ブックマーク機能とは関係ないですが、Cmosyには共有ドライブに対して独自のメモを割り当てる機能も備わっています。 Google Workspace のユーザーは独自のメモを共有ドライブに割り当てることで、Cmosy上からメモを使った検索を行うことができるようになります。複数の共有ドライブに対して共通のテキストを割り当てることで、共有ドライブをグルーピングして検索することが可能になります。使い方は以下の通りです。
今回説明したCmosyのブックマーク機能は、 共有ドライブをより便利に活用するための機能です。ブックマーク機能を利用することで、ユーザーは必要な共有ドライブに高速にアクセスすることができます。現状 Google ドライブには存在しない独自の機能であるため、Cmosyを使うメリットになります。また、既に説明した通り、Cmosyはブックマーク機能以外にも様々な共有ドライブ関連機能を提供しています。Cmosyの共有ドライブ機能をうまく利用して、共有ドライブの活用を促進させましょう！
Google ドライブ関連セミナーを定期開催 ！
グループ会社の吉積情報株式会社では Google ドライブ 関連セミナー（オンライン）を定期開催しています！ Google ドライブの最適な運用方法や安全に利活用するための拡張機能等を徹底解説します！ Google ドライブに関することでお悩みがある方はぜひご参加ください。 Google 公認の技術資格を保持する登壇者が皆様のご質問にお答えします。 ※セミナーへの申し込みは、バナークリック後のサイトで行うことができます。
