弊社グループ会社の吉積情報株式会社（以下、吉積情報）は10年以上 Google Workspace (旧G Suite ) の販売代理店として活動しています。これまで数多くの企業に Google Workspace の導入を行い、 Google Workspace に関して多くの知見を得てきました。 最近では、 Google ドライブの「共有ドライブ」が企業のファイルストレージとして注目を集めており、 吉積情報の Google Workspace サポートチームは日々これらの問い合わせに対応しています。
今回のコラムでは、最近注目を集めている共有ドライブのtips集を吉積情報の Google Workspace サポートチームの協力を得て作成しました！共有ドライブをこれから導入する、もしくは既に運用を行なっている企業、ユーザ様の課題解決にお役立ていただければ幸いです。
共有ドライブを利用するためには、以下エディションの契約が必要です。 Google Workspace Business Starter をご利用の場合は、共有ドライブを利用することはできません。
エディション
マイドライブ
共有ドライブ
無料の Google アカウント
Google Workspace Business Starter
○
×
Google Workspace Business Standard
Google Workspace Business Plus
Google Workspace Enterprise
Google Workspace Essentials
○
○
Q1. 共有ドライブを作成することができません
Google Workspace のユーザが共有ドライブを作成できるか否かは、 Google Workspace の管理者が決定します。 Google Workspace では部署等の単位でユーザをグルーピングし、それぞれのグループに対して 共有ドライブに対する共通の設定を行うことができます。もし、共有ドライブの作成ができない場合は、管理者が以下のように共有ドライブの作成をユーザに許可していない可能性があります。
Q2. 共有ドライブにアクセスできません
共有ドライブに対して「閲覧者」以上の権限を保持していないのが原因です。
権限を保持していない場合、上記画面が表示されますので、「アクセス権限をリクエスト」を押下してください。
ボタンを押下すると、共有ドライブの管理者に「アクセス権のリクエスト」がメールで送信されます。管理者が共有を許可した場合は権限が付与され、共有ドライブにアクセスできるようになります。
ただし、リクエスト元の Google Workspace ユーザが「社外ユーザと共有ドライブを共有できない」組織に属している場合、アクセス権を承認することができません（※1）。
※1 社外との共有許可は Google Workspace 管理者が決定します。企業のセキュリティポリシーの設定によっては、社外のユーザは共有ドライブに追加することができない場合もあります。
共有者が Google アカウント、もしくは Google Workspace アカウントを保持していない場合、共有することはできません。解決方法としては、 Google アカウントを取得していただくか、追加購入した Google Workspace アカウントを共有者に付与するという方法があります。
上記を理解することで、権限に関連する問題は大体自己解決できるようになります。ただし、「共有ドライブの作成」は Google Workspace 管理者の設定に依存するため、上表には入っていません。共有ドライブに対する、さらに細かい権限についてはコチラをご参考ください。
共有ドライブAPIで操作を自動化しよう
Google は共有ドライブを操作するためのAPIをユーザー向けに公開しています。このAPIを利用すれば、共有ドライブの作成や権限付与、ファイルのアップロード等、様々な操作を自動化することができます。共有ドライブAPIの詳細についてはこちらの記事を参考にしてください。また、ドライブAPIについてはいくつか制限があるため注意が必要です。ドライブAPIを利用する上で注意するポイントについてはこちらの記事をご参考ください。
ワークスタイル変革分野のスペシャライゼーションを保持する吉積情報が一歩先の Workspace と Google ドライブの活用術をご案内します
グループ会社の吉積情報株式会社は、日本初の Google 認定のワークスタイル変革分野のスペシャライゼーション取得企業です。
これまで数多くの企業様にGoogle Workspaceの導入を行っており、定期的にGoogle ドライブ活用セミナーを開催しています。「Google ドライブの最適な運用方法」や「安全に利活用するための拡張機能」等、Google Workspaceの一歩進んだ活用をご紹介していますので、 Google ドライブに関することでお悩みがある方はぜひご参加ください。
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