皆さんは Google ドライブでファイル共有を行いたい時に、共有相手が Google アカウントを保持していないために共有に手間がかかってしまったことはありませんか。もし、そのようなケースに遭遇した場合、共有元のユーザーには共有相手に Google アカウントを登録してもらうか、 Google ドライブとは別の共有サービスを利用するという選択肢が発生しますが、それはとても面倒な話です。
しかし、共有元が Google Workspace ユーザーであれば、一部ファイルに対して、 Google アカウントを保持していないくてもファイル共有が可能であることをご存知でしょうか。いや・・・ほとんどの方がそのことを知らないと言っても良いかもしれません。なぜなら、特定のエディションでしか利用できなかったビジター共有が他のエディションでも制限付きで利用できるようになったのは最近の話だからです。
というわけで、今回のコラムでは、ビジター共有が利用できる Google Workspace エディションの種類とその制限について解説します。
ビジター共有とは Google アカウント以外のユーザーとファイル共有する機能
「ビジター共有」とは、前述した通り Google アカウントを保持しないユーザーと一部ファイルを共有するための機能です。「一部」というのは、ビジター共有に対応するファイル形式を指し、具体的には以下のようなファイルに対応しています。
Google Workspace ユーザーが Google アカウントを保持していないユーザーにファイルを共有する場合、共有先のユーザーに共有の旨を伝えるメールが送信されます。ここまでは、 Google アカウントを保持しているユーザーとファイル共有を行う場合と同じフローになります。 ビジター共有では、それ以降の共有フローが変わります。
ビジター共有は Google Workspace ユーザー向けの機能であるため、無料の Google アカウントユーザーは利用できません。ビジター共有に対応している Google Workspace エディションは以下の通りです。Business StarterとFrontlineは新たにビジター共有に対応したエディションですが、共有先の数に制限が発生します。
Workspace エディション
制限値
Business Starter
5人までの共有/ユーザー/月
Business Standard
無制限
Business Plus
無制限
Enterprise Standard
無制限
Enterprise Plus
無制限
Essentials
無制限
Enterprise Essentials
無制限
Education Fundamentals
無制限
Education Plus
無制限
Nonprofits
無制限
Frontline
5人までの共有/ユーザー/月
ビジター共有にユーザーに許可するのは管理者次第
ビジター共有は Google Workspace のユーザーであれば無条件に利用できるわけではありません。 Google Workspace の管理者が Google ドライブの共有設定でビジター共有を許可する必要があります。
ビジター共有を有効化する手順
Google Workspace の管理者は管理コンソールにログインし、左メニューから [アプリ] > [ Google Workspace ] > [ドライブとドキュメント] > [共有設定] を辿って、 Google ドライブの共有オプション設定に遷移します。
共有オプションは Google Workspace で作成した組織単位に設定を行うことができるため、組織を選択し、共有オプションの編集を行います。
ビジター共有は非常に便利な機能ではありますが、一つ大きな問題があります。それは、「社外共有が許可されていないユーザーはビジター共有が利用できない」という制限です。 ほとんどの企業が Google ドライブの社外共有に対して制限をかけているため、実質ビジター共有は利用できない機能になってしまいます。そこで登場するのがCmosyというサービスです。
Cmosyを利用すれば現状のセキュリティ設定を保持した状態でビジター共有を活用可能
Cmosyは Google Workspace に特化したファイル共有サービスで、ビジター共有をサポートしたファイル共有機能もサポートしています。ユーザーは本機能を利用することによって、自分たちのセキュリティ設定を保持した状態で社外の Google アカウントを保持していないユーザーとファイルを共有することができます。また、共有ログは全てCmosy上に集約され、管理者は権限によってファイルの共有を停止することができます。
グループ会社の吉積情報株式会社では Google ドライブ 関連セミナー（オンライン）を定期開催しています！ Google ドライブの最適な運用方法や安全に利活用するための拡張機能等を徹底解説します！ Google ドライブに関することでお悩みがある方はぜひご参加ください。 Google 公認の技術資格を保持する登壇者が皆様のご質問にお答えします。
