バーチャルオフィスって何？ワークスタイルの変革で次世代の働き方へ

こんにちは。クラウドエース編集部です。

皆様、「バーチャルオフィス」という言葉を聞いたことがありますでしょうか？

バーチャルオフィス。筆者が初めて聞いたときは、ちょっとイリーガルな匂いがするな、などと考えましたが、どうもそういうわけではないようです。
そんなバーチャルオフィスが、近年のクラウド技術の発達とともに拡がりを見せているのだそうです。

ここではバーチャルオフィスの概要とメリット、バーチャルオフィスを運用するために必要なツールについて、ご紹介していきます。

最近のクラウドエースと吉積情報

クラウドエースと吉積情報では、ビルのフロアを 2 つを借りて、オフィスとして利用しているのですが、昨今のコロナ禍の影響で、テレワーク環境に移行した結果、あえて感染リスクをおかしてオフィスに出勤をしなくとも、業務が行っていけることがわかり、フロアを1つ解約することになりました。

今後、コロナ禍の動向は不透明ではありますが、テレワーク環境がより拡充し、当たり前のワークスタイルとなっていくのだとしたら、「物理的なオフィスそのものが必要ではないのでは？」という疑問が湧いてきます。そこで登場するのが「バーチャルオフィス」というわけです。

バーチャルオフィスとは？

バーチャルオフィスとはその名の通り、仮想的なオフィスです。つまり、これまでのような社員が集まって仕事をする場所としてのオフィスではなく、法人登記、および事業を行うに際して必要となる住所や電話番号を借りるサービスのことを指します。登記場所や連絡先を用意しておき、実際の業務は郊外やそれぞれの自宅等で行います。

バーチャルオフィスのメリット

実際の業務を行わないバーチャルオフィスですが、実際にどういったメリットがあるのでしょうか。以下にバーチャルオフィスを利用するにあたってのメリットを挙げます。

1.都市部の一等地での登記が可能

バーチャルオフィスはスペースとしての需要を満たす物ではないので、実際の業務は自宅や郊外で行う場合でも、都市部の一等地などでの法人登記が可能です。

2.オフィス運営コストを低く抑えられる

物理的なスペースを必要としませんので、イニシャルコスト、ランニングコストともに低く抑えることができます。また、郵便物の転送や電話応対などの事務代行サービスを提供しているところも多く、これらを利用すれば、人件費も抑えることができます。

3.個人情報を保護できる

起業したばかりや、事業規模がごく小さい場合、実際の仕事場所に自宅を利用することも多いでしょう。その場合も、バーチャルオフィスであれば自宅の所在を明かさなくても良く、その点もメリットと言えるでしょう。

バーチャルオフィス拡大の背景

バーチャルオフィスの市場規模は、近年緩やかに増加しています。

その背景には、従来オフィスが果たしていた役割を、クラウドを活用した IT 技術で代替可能となったことや、働き方改革の推進が挙げられます。

また、好むと好まざるとに関わらず、コロナ禍の影響により、従来型のスタイルでは業務が立ち行かなくなり、新たなワークスタイルへの変革が求められることとなり、このことが後押ししていると考えられます。この状況はしばらく続くことになるでしょう。

新たなワークスタイルへの変革

バーチャルオフィスやテレワークを導入する際に、とりわけ指摘されがちなのが、社内の「コミュニケーション不足」問題でしょう。ワークスタイル変革のためにはこの問題を解消しなければいけません。これらを解消するには、どういったサービスを活用する必要があるのでしょうか。

オンラインストレージ

オンラインストレージは、クラウド上に用意された保存領域に、データの保管したり、保管したデータの共有などを行えるサービスです。従来のオンプレミスのファイルサーバのようにメンテナンスコストを必要としないのは大きなメリットです。

また、ファイルの共有についても従来の「ファイルを送付する」という概念でなく、「ファイルへのアクセス権を制御する」という考え方のため、管理面の煩雑さからも開放され、情報共有の促進に役立ちます。

サービスによっては、1つのファイルを同時に、さながら一緒に作業をしているかのように編集することができるのも魅力です。

代表的なサービス
DropBox、Google™ ドライブ、One Drive

チャットツール

これまでインターネットを介したやり取りは、メールが主流でした。現在もなくてはならないツールではありますが、コミュニケーションの観点から考えると、スピード感に乏しいとも言えます。そんな時に便利なのがチャットツールです。メールにありがちな定型文などを省いて、リアルタイムなやり取りが可能です。ちょっとした打ち合わせ的にも使えて大変便利です。

代表的なサービス
Google チャット、Slack、Chatwork、Microsoft Teams

カレンダーツール

皆が同じオフィスにいないとなれば、今どこで何をしているのか、他のメンバーの予定を把握しておきたいものです。そこで積極的に利用していきたいのがカレンダーツールです。メンバー間でスケジュールを共有しておけば、予定を入れる際に相手のスケジュールを聞く必要もありません。また、スケジュール管理にかかる時間を減らし、リマインド機能などを利用すれば、予定を忘れていた、といったミスを減らすこともできます。

代表的なサービス
Google カレンダー、Outlook

ビデオ会議ツール

昨今のコロナ禍で一躍脚光を浴びたビデオ会議ツール。最近では社内・社外問わず打ち合わせに活用され、もはや必携のツールと言えるでしょう。
PCやスマートフォンがあれば、いつでもコミュニケーションが取れます。
対面でのコミュニケーションにおいて、打ち合わせから雑談まで大活躍です。
また、遠方で行われる打ち合わせに参加する場合、これまでは移動時間と交通費をかける必要がありましたが、ビデオ会議ツールを活用すれば、時間と費用を削減できるのも、大きなメリットです。

代表的なサービス
Google Meet™、Skype for Business、Zoom

すべての機能を備えた最強ツール

コミュニケーション不足の解消に役立つツールは、いまや世の中に溢れています。では、どのサービスを選べば良いのでしょうか？
クラウドエース、吉積情報は Google Cloud に特化した企業です。そのため普段の業務において「 Google Workspace（旧 G Suite ）」を活用しています。
他のアプリも良い機能がありますが、 Google Workspace は、前述のツール類や、忘れてはならない Gmail をはじめとした、ビジネスに役立つ様々なツールがパッケージングされています。そのため、例えば Google カレンダーに登録したスケジュールから、自動でビデオ会議（ Google Meet )用の URL を生成して共有するなど、サービスを横断した活用が可能です。また、ストレージサービスである Google ドライブにいたっては、契約により無制限に利用可能など、多大なメリットがあります。

これまでは、こういったツールは「グループウェア」と呼ばれていましたが、最近では「コラボレーションツール」とも呼ばれます。これらを活用すれば、その名の通り、人と人、企業と企業のコラボレーションの活性化に多いに役立つことでしょう。

Google Workspace について、もう少し詳しく知りたい方は、過去のコラム記事も併せてご参照ください。

まとめ

いかがでしたでしょうか。バーチャルオフィスや各種クラウドサービスを組み合わせて活用すれば、オフィスとして都市部の住所を利用しながらも、通勤回避による新型コロナ感染リスクを低減したり、通勤に費やしていた時間を他の活動にあてるなど、より社員に優しい環境で企業活動が行えるのではないでしょうか。「ES(従業員満足度）なくしてCS（顧客満足度）なし」との言葉もあります。この機会により良い仕事環境の整備と、コストの低下で新しいワークスタイルを作っていきましょう。