Google ドライブはその名の通り、 Google が提供するオンラインストレージです。そして、「Cmosy」は Google ドライブと連携して動作するファイル共有サービスです。 Google ドライブには標準でファイルの共有機能が存在するため、Cmosyの共有機能は一見必要がないように思えます。今回のコラムでは、 Google ドライブとCmosyの違い、そして2つの共有機能の違いについて解説します。
Cmosy は Google Workspace 版の Google ドライブと連携するサービス
Cmosyは Google ドライブと連携動作するファイル共有サービスですが、無料の Google ドライブには対応していません。Cmosy が連携するのはビジネス版の Google ドライブ、即ち Google Workspace 版の Google ドライブです。また、Cmosy自体にはファイルのストレージ機能は存在しません。Cmosyはあくまで Google ドライブ上に存在するファイルを操作するためのサービスです。
Cmosy が力を発揮するのは Google ドライブのセキュリティ設定次第
もし、 Google Workspace の管理者設定で Google ドライブのセキュリティ設定を緩め(※1)に設定している場合、Cmosyを導入するメリットはありません。Cmosyは Google ドライブが高セキュリティ設定されている場合に効力を発揮します。高セキュリティとは、ユーザーが社外とのファイル共有を禁止されている状態を意味します。Cmosyは Google ドライブの高セキュリティを保持した状態でファイルを社外と共有するためのサービスです。 ※1 ユーザーに社外との共有やリンク公開を許可している場合の設定を指します。
Cmosyによって得られるメリット
Google ドライブの高セキュリティ設定を保持した上で社外とファイルの送受信ができるCmosyですが、この仕組みは利用者(主にシステム管理者)にとって、どのようなメリットがあるのでしょうか。本章では、Cmosyを利用することで得られるメリットについて説明します。
メリット① シャドーITの防止
シャドーITとは、企業の管轄外で従業員が業務で利用するデバイスやクラウドサービスを差します。 Google ドライブの厳しいセキュリティ設定により利便性が下がることで、ユーザーがフリーのファイル共有サービスを黙って利用してしまう危険性があります。Cmosyを利用すれば、 Google ドライブ上にあるファイルをそのまま共有・送信することが可能です。また、共有ファイル自体も利用者の Google ドライブ上に存在するため、外部のストレージ上にファイルが放置されることもありません(※2)。
企業のセキュリティポリシーにより Google ドライブの社外共有が禁止されている場合、共有用のストレージを採用するケースがあります。この場合、 Google ドライブと別ストレージでファイルの二重管理が発生します。 Cmosyを利用すれば、ファイルを Google ドライブに集約しながら、必要なファイルを社外と共有することができます。