こんにちは、クラウドエース編集部です。

Google ドライブはその名の通り、 Google が提供するオンラインストレージです。そして、「Cmosy」は Google ドライブと連携して動作するファイル共有サービスです。 Google ドライブには標準でファイルの共有機能が存在するため、Cmosyの共有機能は一見必要がないように思えます。今回のコラムでは、 Google ドライブとCmosyの違い、そして2つの共有機能の違いについて解説します。

Cmosy は Google Workspace 版の Google ドライブと連携するサービス

Cmosyは Google ドライブと連携動作するファイル共有サービスですが、無料の Google ドライブには対応していません。Cmosy が連携するのはビジネス版の Google ドライブ、即ち Google Workspace 版の Google ドライブです。また、Cmosy自体にはファイルのストレージ機能は存在しません。Cmosyはあくまで Google ドライブ上に存在するファイルを操作するためのサービスです。

Cmosy が力を発揮するのは Google ドライブのセキュリティ設定次第

もし、 Google Workspace の管理者設定で Google ドライブのセキュリティ設定を緩め(※1)に設定している場合、Cmosyを導入するメリットはありません。Cmosyは Google ドライブが高セキュリティ設定されている場合に効力を発揮します。高セキュリティとは、ユーザーが社外とのファイル共有を禁止されている状態を意味します。Cmosyは Google ドライブの高セキュリティを保持した状態でファイルを社外と共有するためのサービスです。

※1 ユーザーに社外との共有やリンク公開を許可している場合の設定を指します。

Cmosyによって得られるメリット

Google ドライブの高セキュリティ設定を保持した上で社外とファイルの送受信ができるCmosyですが、この仕組みは利用者(主にシステム管理者)にとって、どのようなメリットがあるのでしょうか。本章では、Cmosyを利用することで得られるメリットについて説明します。

メリット① シャドーITの防止

シャドーITとは、企業の管轄外で従業員が業務で利用するデバイスやクラウドサービスを差します。 Google ドライブの厳しいセキュリティ設定により利便性が下がることで、ユーザーがフリーのファイル共有サービスを黙って利用してしまう危険性があります。Cmosyを利用すれば、 Google ドライブ上にあるファイルをそのまま共有・送信することが可能です。また、共有ファイル自体も利用者の Google ドライブ上に存在するため、外部のストレージ上にファイルが放置されることもありません(※2)。

※2 Cmosyには送信容量に制限があり、この制限を解除するためにストレージオプションというものがあります。この機能を利用する場合は、Cmosy上で管理する別ストレージにファイルが一時的に保管されますが、ダウンロードの有効期限を超過したタイミングで削除されます。

メリット② 利用ログの集約

社外との共有は全てCmosyに集約されるため、ユーザーの社外共有のログは全てCmosy上に集約されます。管理者はCmosyの管理画面から集約されたログを閲覧することができます。また、Cmosyの管理者とユーザーは送信したファイルを任意のタイミングでキャンセルすることも可能です。キャンセルを実行すると、共有先のユーザーはファイルに接続できなくなります。

メリット③ データの集約

企業のセキュリティポリシーにより Google ドライブの社外共有が禁止されている場合、共有用のストレージを採用するケースがあります。この場合、 Google ドライブと別ストレージでファイルの二重管理が発生します。 Cmosyを利用すれば、ファイルを Google ドライブに集約しながら、必要なファイルを社外と共有することができます。

メリット④ 誤送信の防止

Cmosyで宛先に社外ユーザーを指定する場合、警告メッセージが表示されます。これにより、間違った宛先にファイルが送信されるのを防止することができます。 Gmailでファイルを添付送信する場合、 GmailのUIの使い勝手が良すぎるためにサジェスト機能で間違った宛先を選択してしまうケースもあるようです。ファイル送信の運用をCmosyに寄せれば、ファイルの誤送信のリスクも防ぐことが可能です。また、Cmosyには豊富なセキュリティ機能が備わっています。パスワード設定、ダウンロード回数制限、有効期限、パスワード強制機能、パスワード未送信機能(※3)、ダウンロード通知等、様々な機能が備わっています。これらの機能は標準で備わっている上に、管理者はユーザーにこれらの機能を強制することもできます。強制機能を利用すれば、ユーザー全体のセキュリティをさらに高めることが可能です。

※3 パスワード認証のかかったURLのみ送信し、パスワードは送信しない機能です。パスワードは別の手段で送信する必要があります。

Google ドライブとCmosyの共有機能の比較

ここまでの説明を踏まえて、 Google ドライブとCmosyにはどのような違いがあるのでしょうか。2つのサービスの違いを以下にまとめました。ただし、 Google ドライブについては「社外共有が禁止」に設定されていることが前提になります。

条件 Google ドライブ Cmosy
社内とのファイル共有
社内からのファイル受信
社外へのファイル送信 ×
社外とのファイル共有 共有先が Google アカウント
※ Google Workspace アカウント含む
×
Google アカウントなし ×
ビジター機能により、
Google ドキュメント、スプレッドシート等のファイルであれば共有可
社外とのフォルダ共有 共有先が Google アカウント
※ Google Workspace アカウント含む
×
共有ドライブ単位では共有可能
Google アカウントなし × ×
社外からのファイル受信 共有先が Google アカウント
※ Google Workspace アカウント含む
×
Google アカウントなし ×

Cmosyで安全な社外共有を実現する

前述した通り、Cmosyを導入することで、企業は社外へのファイル共有機能以外にも複合的に様々なメリットを享受することができます。まさにCmosyは企業のセキュリティ基盤を支えることができるサービスと言えます。Cmosyを利用して、是非安全なファイル共有を実現してみては如何でしょうか(※4)。

※4 フォルダ共有機能については、影響範囲の大きさから現状仕様として対応はしていませんが、今後セキュリティが担保されることを前提に対応する可能性があります。

Cmosyに関するお問い合わせはコチラ

Cmosy にはファイル共有以外にも様々な機能が搭載されています。Cmosyは業界を問わず、様々な企業に導入されており実績も十分です。Cmosyの実績や機能詳細、価格表等についてもっと詳しく知りたい場合は、以下のページから資料請求の問い合わせを行ってください。

吉積情報株式会社

TEL:03-6280-5940
サービス紹介URL:https://cmosy.jp/
お問い合わせフォーム:https://cmosy.jp/contact

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