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2018/06/11 2022/02/18

Cloud OnAir 第15回〜「G Suite って何が便利なの？Google AI を活用した働き方とは？今さら聞けない G Suite の最新便利機能をユーザーの利便性と管理面からご紹介いたします。」〜速報まとめ

こちらの記事は弊社技術ブログに掲載していた内容となります。一部を除き、投稿当時の情報となりますので、紹介内容の最新情報については別途公式情報等をご参照下さい。

2017年10月5日より、【隔週木曜 18:00～18:45】に、Google社のエンジニアが、Google Cloud Platformの製品、サービスや導入事例等について解説する番組が始まっています。
ユーザー参加型の生放送番組となっており、視聴者からのリアルタイムQ&Aも受け付けています！

この記事では、動画を見逃した方や、見る時間が無い方向けに、要点をかい摘まんで、クイックに紹介したいと思います。

講師は、Google Cloud カスタマーエンジニアの小林直史さんです。

今回のテーマ: G Suite って何が便利なの？Google AI を活用した働き方とは？今さら聞けない G Suite の最新便利機能をユーザーの利便性と管理面からご紹介いたします。

技術が進歩し、その技術を活用した様々な働き方改革に多くの企業が取り組んています。
Google は、AIによってルーティンワーク等の無駄をなくすことを重視し、効率的な働き方を目指しています。

今回は、G Suite を使った働き方改革の方法や機械学習機能を活用した効率的な働き方の実現について紹介していきます。

テクノロジーと働き方の進化

まずはじめに、今までの技術の進歩と、それによる働き方の変化について話がありました。

1990年代からパソコンが浸透しましたが、まだこの時期は容量や処理能力に制限があり、人間が負担する部分も多かったです。
2000年からは、スマートフォンやノートパソコンの普及により、職場だけではなく、どこでも自由に情報にアクセスできるようになりました。
この頃にGoogle はGmail を出しています。
そして、現在では、クラウドやAIが注目、利用され始めました。
この部分の詳細なお話については、後述します。

技術が進歩することにより、サービスが普及するスピードも格段に早くなってきました。
今回の放送では、それぞれ電話やTV、Twitter のユーザー数が5000万人に到達するまでのお話もありました。
電話は75年、
TVは14年、
Twitterは9ヶ月と、時代が変わるにつれ、技術が進歩しサービスが普及する速度が早くなったことを説明しました。

G Suite のAI 活用で効率的に働く

使用する情報の媒体が、紙からデジタルになるにつれ、それに合わせて働き方を変えていくことが重要です。
働き方改革にチャレンジする上で必要になるものを3つ挙げます。

情報
コミュニケーション
ナレッジ

しかし、現在の企業において、これらの改革を行う上で、顕在化している課題もあります。
例えば、

サイロ化された情報
情報の流通性が低い
コミュニケーションの不備
部署内でしかコミュニケーションをとらない
散らばったナレッジ
情報が様々なところにあり、調べるときにはそれらすべてを見て探さなければいけない

があります。

これらを解決するために、Google 社員が実践するAIを活用した新しい働き方を紹介します。

検索
どこからでもすぐに知りたい情報をみれるようにする
知識の共有
透明性や情報はなるべくシェアする
効率的な会議
必要な会議やそもそもの会議のあり方を考える

少し話は変わりますが、普段みなさんが業務を行う上で、「情報を探す時間」と「メールを読んで返信する時間」に1週間で費やす時間を考えてみてください。

正解は、

想像以上に時間を費やしていることがわかります。
それでは、実際にこれらの時間を減らすために、Google の取り組みを紹介していきます。

Gmail

Gmail では、スマートリプライ機能を使って、簡単なメールの返信には、あらかじめ決まったフレーズを使い、返信に費やす時間を短縮することができます。
また、それ以外にも機能があり、スマートコンポーズと呼ばれるメールの文章を予測し、文章のレコメンドをしてくれる機能や、ナッチングという重要なメールに対して、返信を促すようリマインドをしてくれる機能があります。
ただ、スマートコンポーズ、ナッチング機能はまだ日本語には対応していないとのことですが、導入されるのが楽しみですね。

Google スプレッドシート

続いて紹介されたのが、Google スプレッドシートです。
こちらについては、講師の小林さんの操作画面を見ながら、スプレッドシート内の情報に対して、その情報を抽出するための関数が簡単に適用される機能を紹介しました。

ナレッジの共有とAIで効率的に働く

ここでは、共有された情報に素早くアクセスできるためのツール・機能が紹介されました。
限られた空間・人だけではなく、可能な限り多くの人と情報を共有し、議論・アイデアをぶつけ合うことが大事であるとGoogleは考えています。

Googleドライブ-クイックアクセス-

必要なファイルを瞬間的に提案（レコメンド）してくれる機能。
例えば、自分が使っていないが、ほかの人が作ったファイルを過去の行動から予測し、提案（レコメンド）してくれる。
全体の10%は、この機能を使って開かれたファイル。

Cloud Search-Google Cloud Search-

メールだけではなく、カレンダー、Google ドライブなどG Suite 内のデータを瞬間的に横断検索が可能な機能。
一度に各機能に対して、横断検索をすることで短い時間で情報にたどり着くことができる。

G Suite で会議のあり方を変える

Googleカレンダー/スマートスケジュール機能
「時間を探す機能」を利用すると、参加者の予定表を開くまでもなく、全員が会議に参加可能な時間帯を提案してくれる。

Hangouts Chat/Meetボット機能

Hangouts Chatにボットという機能が導入された。ユーザ側で作成することもできる。
例えば、予め用意されているMeetボットを使用すると、Googleカレンダーを開かずに、Meetボットに話しかけるだけで前述のスマートスケジュール機能を利用し、候補時間を取得・会議の予約を取ることができる。

Googleドキュメント/共同編集機能
リアルタイムに共同編集者の作業内容を確認したり、同時に編集することができる。

Hangouts Meet/ビデオ会議に関する機能

場所に縛られず会議に参加することができる。
G Suite Business以上であれば、Googleドライブの保存容量は無制限(Q&Aでの回答より)のため、会議の録画データを全て保存しておき、不参加のメンバーに見てもらうこともできる。
いざ、1時間を超える長さの動画を見ようとすると気後れするものだが、Google Cloud Platformの機能(動画解析)を利用することで、動画の文字起こしや、特定の発言のあった箇所をシーン検索する、といったことも可能になる。

まとめ

AIを使うことが目的ではなく、働き方の改善を通じて、「成長できる環境」を作ることが本来の目的です。
「成長できる環境」とは、今回紹介されたツールを活用して、自らの全ての可能性に気づくことや、様々な人とコミュニケーションをとり、新たな発見を見つけること、個々の生産性を向上させることのできる環境です。
G Suite を活用することで無駄なところを減らし、発見やコミュニケーションに費やす時間を手に入れましょう！

最後にひとこと

いかがでしたでしょうか。
今回の放送では、G Suite を活用した働き方改革の方法を、G Suite の各サービスの説明を交えて説明しました。

技術の進歩によって、私たちを取り巻く環境は目まぐるしく変わっています。
どんなときも新しい発見を生み出すのはAI ではなく人間ですが、仕事に追われているだけでは新たな発見もなかなか生まれることはないと思います。

今回紹介したG Suite を導入し、Google 流の働き方改革を実施してみてはいかがでしょうか。

参考リンク

Youtube視聴

Cloud On Airの放送は、今回分含め、バックナンバーも全てYoutubeで視聴できます。
スライドと合わせて進行する解説を、是非ご覧ください！
Youtube URL：https://www.youtube.com/watch?time_continue=2&v=snT3JmH_b6g

SlideShare

今回の動画で説明に使用されたスライドについても、SlideShareでいつでも閲覧可能です。
登場した用語について振り返りたい、用語同士の関係性を確認したい等、大変参考になります！
スライドURL：https://www.slideshare.net/GoogleCloudPlatformJP/cloud-onair-g-suite-google-ai-g-suite-live-201867

それでは、次回も6/21(木) 18:00にお会いしましょう。

(以上)

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