Google Workspace Business starter よりも Business Standard 以上を使った方が良い５つの理由

こんにちは、クラウドエース編集部です。

Google Workspace（旧：G Suite）を導入している企業はグローバルで500万企業以上と言われています。日本でも数多くの企業が導入しており、導入企業数は日々増加しています。ところで、Google Workspace には複数の料金プランが用意されているのをご存知でしょうか。おそらくプラン自体が複数あることは知っていても、具体的に何が違うかを知っている方は少ないのではないでしょうか。今回の記事では Google Workspace の 3 つの料金プラン（Basic/Business/Enterprise）の違いを説明した上で、プランの中でも Business Standard 以上を利用した方が良い７つの理由を説明します（※1）。

※1 後述する「Business Starter プランで問題ないのか？」で説明しますが、Business Standard 以上を使った方が良いケースは企業のコンプライアンスによって異なりますので、本記事は必ずしも Business Starter から Business Standard 以上の利用を勧めることを目的にした記事ではありません。

Google Workspace の各エディション

Google Workspaceのエディションは、以下のように分かれています。

Google Workspace Business
- 基本となるエディションで、3つに分かれている
- ユーザー数上限が300人
Google Workspace Enterprise
- Business の上位エディションと位置付けられる
- ユーザー数無制限(下限もないので、300人以下でも利用可)
Google Workspace Essentials
- 一部機能に特化した、特殊なエディション
- Gmailやカレンダーをサポートしていない
- ユーザー数無制限

今回は、この中でも、Google Workspace の基本エディションである、Google Workspace Business （対象ユーザー300名以下）に絞って詳細を紹介します。

Google Workspace Business の 3 つの料金プラン

前述した通り、Google Workspace Business には 3 つのプランが存在します。ユーザ当たりの料金(※2)やドライブの保存領域の制限以外にも様々な違いが存在します。各プランの違いは以下の通りです。

※2 以下表のアカウント当たりの利用料は税抜き価格です。

	Basic	Business	Enterprise
料金(1ユーザー/月)	¥680	¥1,360	¥3,000
ドライブ（１ユーザのストレージ）	30GB	2TB	5TB
Office系アプリの利用（ドキュメント・スプレッドシート）	○	○	○
Google サイト	○	○	○
Google Meet	最大100人録画不可	最大150人録画可	最大250人録画可
Google Chat	○	○	○
共有ドライブ(※1)	×	○	○
Vaultデータの保管・検索	×	×	○
ドライブの高度な管理機能(※2)	×	○	○
監査機能とレポート機能(※3)	×	○	○
モバイルの監査とアラート	×	×	○
Cloud Search(※4)	×	○	○

支払いプランの違い

Google Workspace では支払いプランを月契約（フレキシブルプラン）もしくは年契約（年間プラン）から選択することができます。しかしながら、年契約をしたとしても現在価格的なメリットは存在しません（月契約でも年契約でも 1 アカウント当たりの利用料は同額）。しかも、年契約の場合アカウントの削除ができないため（年間契約の更新時にのみ可能）、利用しないアカウントが発生したとしても料金が発生します。そのため、アカウントの増減が頻繁に発生する場合は月契約（フレキシブルプラン）を選択した方が良いでしょう。

Basic よりも Business 以上を使った方が良い 5 つの理由

Business Standard の価格は Business Starter の倍になりますので、既に Business Starter をご利用中でアップグレードを行う場合は利用コストが倍になります。しかし、ビジネス上でのメリットを考えると Business Starter よりも Business Standard を利用した方が良い理由が 5 つ存在します。

(1)ストレージが大容量

Business Starter の 1 人あたり 30 GB制限に対して、Business Standard は1人あたり 2 TB制限になります。「そこまでの容量はいらない」というのはよく聞く意見ではありますが、ファイルは日々蓄積されていきます。日々積み重なって容量がいずれ 30 GBに達した場合、個人毎にファイル削除の運用を行っていく必要があります。弊社でも数年前に Google Workspace のプランを Business にアップグレードしましたが、ファイル容量を気にしなくて良いのはストレスが一つなくなるので地味に嬉しいメリットです。また、ファイルが増えたとしても Google の強力な検索があればすぐに過去のファイルも取り出すことができます。

(2)共有ドライブ(※1)

各個人に割り当てられる個人領域のドライブ（マイドライブ）の他、チームメンバー間でファイル共有できる別途の共有スペース（共有ドライブ）を作成・運用管理することができます。通常のドライブのように、特定の誰かがオーナーになるのではなく、ファイルを所属組織が所持することができるようになり、管理もよりしやすくなる機能です。いわゆるファイルサーバーに近い運用ができるイメージです。

(3)ドライブの高度な管理機能(※2)

Standard の場合 Google ドライブでは部署等の組織単位でセキュリティポリシーを設定することができます。部署毎に社外共有OK/NGを設定することが可能で、セキュリティを組織の性質に合わせて柔軟に設定することができます。しかし、Basic ではセキュリティポリシーを１つしか設定できないため組織に合わせた複数の設定を行うことができません。

(4)監査機能とレポート機能(※3)

Google Workspace の各アプリケーションの利用状況や操作ログを閲覧することができます。どれくらいのユーザがアプリケーションを利用しているのか、不正な操作はないか等をチェックすることができます。企業のセキュリティを考えると必須の機能と言えます。

(5)Cloud Search による横断的な検索(※4)

Cloud Search を利用すれば、Google Workspace に限らず様々なサードパーティアプリケーション（Amazon S3、Box、Microsoft OneDrive 等のストレージサービスやOracle、MySQL、PostgreSQL等のデータベース）やデータプラットフォーム（Salesforce、SAP、ServiceNow等）から、ビジネス情報を横断的に検索することができます。Google がウェブで提供している機能を企業向けの検索に利用できると説明した方がわかりやすいかもしれません。もちろん、Cloud Search はAPIやSDKを用意しているため、要件に応じてあらゆる大量データをAPIを通して Cloud Search にインデックス登録することができます。

Business Starter プランで問題ないのか？

前述した通り、Google Workspace Business Standard 以上を利用するメリットは、ストレージの大幅増加とファイル共有の要であるドライブの拡張機能、共有ドライブ、そしてコンプライアンス向けの管理系機能がメインです。
ドライブへの移行が十分でない場合や、共有ドライブは使わない等の場合は、Starter も十分検討に値するでしょう。
またコンプライアンスの考え方については企業によって異なるため、必ずしも Business Standard 以上が必要とは限りません。しかしながら、SNS等の影響もあり近年コンプライアンスの重要度が大企業に限らず高まっているため、遅かれ早かれ Business Standard 以上の検討は必要になってくるかもしれません。

まとめ

このように Google Workspace Business Standard にはBusiness Starter にはない様々な機能・メリットがあります。今回説明した７つの理由は、企業のビジネス・コンプライアンスにとっては切っても切り離せないトピックであると言えます。本記事が Business Starter から Business Standard へのアップグレードのキッカケになればとても幸いです。

クラウドエースのグループ企業である吉積情報株式会社では Google Workspace の導入支援だけでなく Google Workspace の拡張開発も行なっています。Google Workspace の導入及び、Business Starter から Business Standard へのアップグレードについてご検討の場合は以下問い合わせ先からご連絡ください。