こんにちは。クラウドエース編集部です。

私は普段、日常の業務におけるファイル管理に Google ドライブの機能の一つである共有ドライブを活用しているのですが、最近共有ドライブの量が増えすぎてしまい非常に困っています。共有ドライブ画面にアクセスすると、50以上の共有ドライブが表示されるため、アクセスしたい共有ドライブを探すのも一苦労です。

よく利用する共有ドライブについては、ブラウザの機能でブックマークするようにしているのですが、これも数が増えてきたため、ブックマークで欲しい共有ドライブを探すのも面倒になってきました。そんな時、私が普段ファイル共有で利用している Cmosy というサービスで「共有ドライブのブックマーク機能」がリリースされたとの噂を耳にしました(実はCmosyは弊社グループ会社の吉積情報株式会社が提供しているサービスです)。今回は、私と同様に共有ドライブの管理に困っている Google Workspace ユーザー向けにCmosyのブックマーク機能の解説を行います。

共有ドライブにはスターを付けられない

Google ドライブにはスターと呼ばれるブックマーク機能が存在します。この機能を利用すれば、 Google ドライブ上のファイルやフォルダにブックマークをつけることができます。「この機能を利用すれば今回の問題は解決するのでは?」と思われる方もいるかもしれないのですが…このスター機能は共有ドライブには対応していません。そのため、私はブラウザのブックマーク機能で、よく使う共有ドライブを管理せざるを得ませんでした。

Cmosyのブックマーク機能で共有ドライブを管理する

Cmosy(※1)には独自に共有ドライブを管理するための機能が搭載されています。この機能を利用することで、よく利用する共有ドライブをブックマークして管理することができます。本章では、Cmosyで共有ドライブをブックマークする方法について解説します。
※関連サービスのドライブマネージャーでも同様の機能を利用することができます。

共有ドライブをブックマークする

Cmosyの共有ドライブ管理画面にアクセスすると、ログインしたユーザーが所属する共有ドライブが一覧で表示されます。すると、各共有ドライブ行の左端に「ブックマーク」用のチェックボックスが表示されていることがわかります。このチェックボックスにチェックを入れるだけで、共有ドライブのブックマークは完了です。

ブックマークを確認する

ブックマークした共有ドライブを確認したい場合、Cmosy共有ドライブ管理画面の左上にある「ブックマーク」にチェックを入れます。チェックを入れると、ブックマークされた共有ドライブの一覧が表示されます。各共有ドライブ行の「共有ドライブ」列には、共有ドライブ名がリンク付きで表示されており、このリンクを押下すると、 Google ドライブ上の共有ドライブ画面に遷移します。

共有ドライブの管理をCmosyに集約できる

Cmosyはブックマーク機能だけでなく、共有ドライブ自体の作成・更新・削除・権限管理機能もまとめて提供しています。これにより Google Workspace のユーザーは共有ドライブの管理をCmosy上で集約して行うことができます。 Google ドライブ上で作成した共有ドライブをCmosy上から参照したい場合は、Cmosy共有ドライブ管理画面の右上にある「同期」ボタンを押下します。このボタンを押下すると、 Google ドライブ上の共有ドライブがCmosyに同期されます。同期が完了すると、 Cmosy共有ドライブ管理画面で Google ドライブ上の共有ドライブが表示されるようになり、前述したブックマーク機能で管理できるようになります。

独自のメモを割り当て、検索に利用することも可能

ブックマーク機能とは関係ないですが、Cmosyには共有ドライブに対して独自のメモを割り当てる機能も備わっています。 Google Workspace のユーザーは独自のメモを共有ドライブに割り当てることで、Cmosy上からメモを使った検索を行うことができるようになります。複数の共有ドライブに対して共通のテキストを割り当てることで、共有ドライブをグルーピングして検索することが可能になります。使い方は以下の通りです。

メモの割り当て

Cmosy共有ドライブ管理画面にアクセスすると、共有ドライブ一覧が表示されるので、各共有ドライブ行にある編集ボタンを押下します。

すると、編集モーダルが表示されるので、「共有メモ」に任意のテキストを入力し「更新する」ボタンを押下します。これで共有ドライブに対するメモの割り当ては完了です。

メモによる共有ドライブ検索

メモによる共有ドライブの検索は非常に簡単です。Cmosy共有ドライブ管理画面の上部にある検索ボックスからメモの検索を行うだけです。検索を行うと、検索ワードに該当するメモを保持した共有ドライブの一覧が表示されます。

Cmosyのブックマーク機能で必要な共有ドライブに高速アクセス!

今回説明したCmosyのブックマーク機能は、 共有ドライブをより便利に活用するための機能です。ブックマーク機能を利用することで、ユーザーは必要な共有ドライブに高速にアクセスすることができます。現状 Google ドライブには存在しない独自の機能であるため、Cmosyを使うメリットになります。また、既に説明した通り、Cmosyはブックマーク機能以外にも様々な共有ドライブ関連機能を提供しています。Cmosyの共有ドライブ機能をうまく利用して、共有ドライブの活用を促進させましょう!

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