Google ドライブをご利用の企業様は、どのようにして社外とファイル共有を行っているのでしょうか。社内であれば、Google ドライブ標準の共有機能を活用してファイル共有を行えば良いのですが、社外であれば話が別です。多くの企業様は Google ドライブのセキュリティ設定を「社外共有NG」にしており、ファイル共有に外部サービスを利用しているケースが多いのではないでしょうか。
現在、世の中ではコンプライアンスの重要度が高まっており、ファイルの取り扱いが非常にデリケートになっています。ファイルの取り扱いは今や企業活動における重要なコンプライアンスの一つです。
そういったコンプライアンスを重要視するお客様に対して、クラウドエースでは「Cmosy」というファイル共有サービスをオススメしています。今回の記事では、Google ドライブを既に採用している企業様に対して Google ドライブと Cmosy を一緒に利用したい７つの理由について解説します。
共有対象企業をホワイトリストに登録する
Google Workspace (旧 G Suite ) の管理コンソール上でホワイトリストドメインに共有対象企業のドメインを登録することでファイル共有を可能にします。ホワイトリストの登録は Google Workspace 管理者のみ実行することができます。
BoxやDropbox等の外部ストレージを利用してファイルを共有する
Google ドライブとは別に共有用のストレージ（Box、Dropbox等）と契約し、その共有ストレージ経由でファイル共有を行います。
Cmosyは吉積情報株式会社が提供するファイル共有サービスです。Cmosyは Google Workspace の社外共有NGのセキュリティポリシーを保持した状態でファイルの送受信をおこなうことができます。
Cmosyは３つの契約プランが存在し、要件に応じてプランを選択することができます。元々は放送局向けに開発されたサービス(Professionalプラン)ですが、現在は Google Workspace 拡張サービス(Standardプラン)としても評価され数多くの企業様に導入されています。
Cmosyの詳しい説明についてはこちらをご参考ください。
Cmosyをオススメする７つの理由
Google Workspace をご利用中、且つ社外共有をNGにしている企業様にCmosyをオススメする７つの理由について説明します。
Google Workspace のセキュリティポリシーを保持した状態でファイルの社外共有が可能
Google Workspace を導入している多くの企業は、セキュリティの観点から「ファイルの社外共有をNG」にしています。その場合、社外へのファイル共有の手段として、他のシャドーITサービスが利用される危険性が高まります。シャドーITは情報漏洩のリスクになる上に追跡が難しいため、企業の情報システム部門にとって頭の痛い課題です。Cmosyは Google Workspace のセキュリティポリシーを保持した状態でファイルを社外と共有することができるため、シャドーITの防止にも役立ちます。
Google ドライブにファイルを一元管理することができる
Cmosyは Google ドライブ上に存在するファイルを社外のユーザと共有するサービスです。そのため、Google ドライブ上でファイルを一元管理しながら外部にファイルを共有することができます。
ファイルが共有サービス内のストレージに保管されない
Cmosyでは共有ファイルが Google ドライブ上にストレージされているため、マスターファイルのコピーが外部サービスにストレージされることがありません。そのため、外部サービスからファイルが漏洩する心配がありません。フリーのファイル便を利用する場合、ファイル漏洩のリスクはサービス運営会社のセキュリティに依存します。
Google Workspace 以外のアカウント管理が不要
Cmosyへのログインはシステムにホワイトリスト登録された Google Workspace アカウントで行います。アカウントは Google Workspace に集約されるため、Cmosy用のアカウントを管理する必要はありません。ユーザは Google Workspace アカウントがあれば、通常の Google 認証によりCmosyに接続することができます。
SSO（シングルサインオン）との連携も可能
Cmosyのアカウントは Google Workspace アカウントがベースになるため、Google Workspaceと連携するSSOアドオンの利用も可能です。SSOとの連携によってIP制限や端末制限等、Cmosyのセキュリティをさらに高めることが可能です。ただし、SSOについてはCmosyとは別料金になります。
豊富な情報漏洩防止対策機能
Cmosyにはパスワード設定（別メールでの送信も可）、有効期限、ダウンロード数制限等、情報漏洩を防ぐための様々な機能が実装されています。これらの機能は任意ではなく、管理者がユーザに対して強制することも可能です。ファイルの送付先が Google Workspace や Google アカウントの場合はファイルのダウンロードに Google 認証を強制することも可能です。
Google ドライブは非常に便利なストレージサービスですが、ファイルの社外共有に関してはユーザのファイル共有に対して細心の注意が必要です。とは言え、Google ドライブのセキュリティポリシーを高めると、今度は逆に Google Workspace の利便性が落ちる結果になってしまいます。Cmosyはそういった Google Workspace でのファイル共有の運用にお悩みの企業様向けに提供されるサービスです。今回あげた７つのメリットは Google Workspace を導入する多くの企業様に当てはまるメリットではないでしょうか。
Cmosyは吉積情報株式会社が提供するWebサービスです。本サービス以外でも Google Workspace の導入支援や拡張開発等、Google Workspace に関する様々なサービスを提供しています。Cmosyに関する問い合わせはコチラから行うことができます。是非お気軽にご連絡ください。
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吉積情報株式会社は、日本初の Google 認定のワークスタイル変革分野のスペシャライゼーション取得企業です。 Google ドライブ や Meet をはじめとした Google Workspace の一歩進んだ活用にご興味のある方はぜひ以下お問い合わせ先からご連絡ください。
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