現在世界中で猛威を振るう新型コロナウイルス。感染拡大を防ぐための対策としてテレワークを推奨する企業が非常に増えています。クラウドエース・吉積情報株式会社ではもとより個人の働き方やライフスタイルに沿ってテレワークを行う文化と権利があり、今回の新型コロナの件でもそのナレッジを活用し、障壁なく全社員に向けてテレワークの推奨をアナウンスしてきました。しかしそれによって、情報共有や、コミュニケーション、業務スピードの観点で大きな問題も発生せずに日々の業務が滞りなく遂行されています。社員がバラバラで作業しているにも関わらず、一体なぜ問題が発生しないのでしょうか。それは弊社グループで導入している Google Workspace (旧 G Suite ) に要因がありそうです。
今回のコラムでは、現在の状況によって改めて実感した Google Workspace の強みについて説明します。
Google Workspace とは Google が提供するグループウェア
Google Workspace はメール、カレンダー、チャット、オフィスツール等、チームで連携して業務を遂行するために Google の各種サービスをビジネス向けにパッケージングしたグループウェアです。Google Workspace を利用すれば、複数人同時にリアルタイムにファイルを編集したり、AIによる提案機能によって業務の効率化を図ることができます。Google Workspace についての詳しい説明はコチラの記事をご参考ください(※1)。
※1 クラウドエースHPのコラムでは Google Workspace に関して様々な内容の記事を公開しています。ご興味がある場合はぜひご参考ください。
テレワークの推奨は、経営者や管理者にとって非常に難しい判断です。おそらく経営者や管理者が最も気にしているのは「生産性低下が発生するのでは？」「それによって売上に影響が出るのでは？」ということではないでしょうか。では、弊社グループはなぜテレワーク推奨に踏み切れたのでしょうか。それは、現在の新型コロナウイルスの状況もあると思われるかもしれませんが、一番の理由は「 Google Workspace があれば、働く場所はどこでも関係ない」ということを既に知っているからです。Google Workspace を一定期間利用している方であれば、皆その意味を大きく頷いて理解してくれると思います。次章では、Google Workspace が如何にテレワークにおいて大きな効果を生み出すのか、利用者の立場から説明を行います。
改めて感じる Google Workspaceの利便性
現在、日本だけでなく世界中で新型コロナウイルスの感染拡大が社会問題になっています。前述した通り、感染拡大を防ぐために多くの企業が全社的にテレワークを実施・推奨、もしくは検討を始めています。そんな中、弊社グループ会社もテレワークを推奨し現在多くの社員がテレワークを行なっています。この状況だからこそ、感じる Google Workspace のテレワークにおけるメリットをまとめてみようと思います。
打ち合わせをこれまで通り実施できる
Google Workspace のHangouts Meet を利用すれば、簡単にWeb上の会議室に参加することができます。Google カレンダを開いて、予定の詳細に記載されている「Hangouts Meet に参加」リンクをクリックしてください。すぐに会議に参加することができます。インターネットが繋がっていれば、どんな場所からも参加することができますので、もちろん自宅のインターネット回線からも接続可能です。予定と会議が繋がっているので、新型コロナウイルスの影響でチームの全員が自宅作業ということは何度もありましたが、問題なくHangouts Meet で会議を行なっています。
場所が離れていても一緒に資料作成ができる
Google Workspace を利用すれば、ドキュメント内で全ての作業（共同編集・レビュー・修正案の提案・コメント・修正確認等）を完結することができます。先日、顧客向けの資料を Google スライドを使って作成する機会がありました。作業者は全員リモート作業でしたが、チャット機能は使わずにドキュメント内の機能のコミュニケーションだけで資料を完成させることができました。しかしながら、そういった作業は Google Workspace では珍しいことではありません。Google Workspace を既にご利用の方は何を今更と思うかもしれません。Google Workspace を利用すれば、「当たり前に行われる作業」を場所を問わず行うことができます。
チームメンバーの予定が簡単に把握できる
これは特に Google Workspace 特有の機能ではないですが、非常に便利な機能です。チームメンバーにHangouts Meetで相談をしたい場合等、Google カレンダーを利用すればチームメンバーの予定を視覚的に簡単に把握できます。さらにメンバーの予定が埋まっている場合は、空いている時間で予定を提案してくれます。最近は Google Workspace のアプリケーション内で 他の Google Workspace アプリケーションを開けるようになったので、Google ドキュメントで議事録を書きながら、同じウィンドウ上で次の会議の予定を作成することも可能です。
※2 Google Workspace の契約によって会議に参加できるメンバー数が変わります。Basic は100名、Business は150名、Enterprise は250名まで同時参加が可能です。
どこからでもファイルの共有・取り出しが可能
Google Workspace を利用すればファイルを全てクラウド上に一元管理することができます。インターネットが接続できる環境とブラウザさえあれば、Google の強力な検索機能によっていつでもファイルを簡単に検索し、閲覧、編集することが可能です。また、必要に応じて社内のチームメンバーとファイルの共有を行うこともできます(※3)。ファイルアクセスの柔軟性の高さは Google Workspace の一番の強みかもしれません。
※3 Google ドライブのセキュリティポリシーによって禁止されている場合は社外への共有を行うことはできません。
前述した通り、Google ドライブのセキュリティポリシーによっては社外にファイルを共有できないケースがあります。そういったケースに対して、吉積情報株式会社では Google Workspace （ Google ドライブ ）と連携して動作するファイル共有サービス「Cmosy」を提供しています。Cmosy を利用することで、Google Workspace ユーザは Google ドライブ上のファイルを安全に社外共有することができます。
前述した通り、新型コロナウイルスの影響で現在多くの企業でテレワークによる在宅作業の導入を進めています。おそらく、それらの企業の中にも Google Workspace を利用している企業も多くあるかと思います。テレワークには、社員管理やセキュリティ等の課題は確かにありますが、うまく活用すれば今回のような状況でも生産性を維持することが可能になります。Google Workspace はテレワークを行う上で必要なサービスやセキュリティ体制が全て揃っているため、今後さらに Google Workspace の需要は高まっていくと想定されます。
Google Workspace による テレワークの導入から運用フェーズにおいては慣れていないとつまづく面もあるかと思いますので、もし困っている企業様は、クラウドエース までご相談いただければと思います。
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